Indemnité kilométrique SASU : calcul, barème 2026 et remboursement du dirigeant

Vous utilisez votre voiture personnelle pour voir un client, rejoindre un chantier ou rencontrer un fournisseur ? Votre SASU peut prendre en charge ces kilomètres professionnels sans les confondre avec votre rémunération.

Le vrai sujet commence au moment du remboursement. Vous devez retrouver la distance, le motif professionnel, le véhicule utilisé et les frais qui restent hors barème.

Advyse rapproche vos trajets de vos justificatifs, contrôle le calcul et prépare une méthode de suivi cohérente avec votre comptabilité. Vous savez ainsi quel montant rembourser et quelles pièces conserver.

L’indemnité kilométrique SASU rembourse l’usage professionnel d’un véhicule personnel selon un barème qui dépend de la puissance fiscale et du kilométrage annuel. Pour 2026, le simulateur officiel distingue aussi les véhicules électriques. Ces derniers bénéficient d’une majoration de 20 %. Vous devez toutefois justifier la réalité des déplacements professionnels.

Vous allez donc pouvoir calculer votre indemnité, distinguer les frais inclus et vérifier si ce mode de remboursement reste pertinent quand vos kilomètres augmentent.

Comment calculer une indemnité kilométrique SASU en 2026 ?

Le calcul part de trois données : la puissance fiscale, la distance professionnelle annuelle et la motorisation. Le barème change de formule à 5 000 km puis à 20 000 km. Vous devez dès lors cumuler les kilomètres professionnels de l’année avant d’appliquer la bonne tranche.

Le barème 2026 dépend de la puissance et de la distance

Pour une voiture de 3 CV ou moins, le barème retient 0,529 € par kilomètre jusqu’à 5 000 km. Pour 4 CV, le coefficient atteint 0,606 €, contre 0,636 € pour 5 CV, 0,665 € pour 6 CV et 0,697 € pour 7 CV ou plus.

Entre 5 001 et 20 000 km, la formule combine un coefficient kilométrique et un montant fixe. De ce fait, une voiture de 6 CV utilisée sur 8 000 km professionnels donne : 8 000 × 0,374 + 1 457, soit 4 449 €.

Le simulateur officiel des frais kilométriques permet de contrôler votre calcul selon le véhicule et la distance retenus.

Le barème couvre déjà plusieurs coûts du véhicule

L’administration intègre dans le barème la dépréciation du véhicule, l’entretien, les réparations, l’assurance et le carburant. Vous ne devez dès lors pas ajouter une seconde fois ces mêmes dépenses au remboursement kilométrique.

À l’inverse, les péages, le stationnement et certains intérêts liés au financement restent hors barème. Vous pouvez les suivre séparément lorsque les règles applicables le permettent et lorsque vous gardez les justificatifs correspondants. Sachez que l’administration détaille les dépenses comprises dans les frais de transport.

Au-delà de 20 000 km, le barème utilise un coefficient unique par kilomètre. Vous devez par conséquent regarder le cumul annuel avant de choisir une formule. Un calcul effectué trajet par trajet avec la tranche de chaque déplacement donnerait un résultat incohérent avec le barème annuel.

Une voiture électrique augmente le montant de 20 %

Le barème majore de 20 % les frais calculés pour une voiture 100 % électrique. De ce fait, un calcul de 4 449 € passe à 5 338,80 € après application de la majoration. Cette règle ne concerne pas une voiture thermique ou à motorisation mixte.

Si vous voulez comparer ce remboursement aux autres charges liées à vos déplacements, Advyse détaille aussi les frais professionnels déductibles et leur traitement.

Quelles conditions respecter pour rembourser le président de SASU ?

Le barème ne suffit pas à lui seul. Votre SASU doit pouvoir relier le remboursement à un déplacement réalisé pour son activité. Une liste globale de kilomètres sans dates, destinations ni motifs fragilise par conséquent le dossier.

Le déplacement doit servir l’activité de la SASU

Vous devez distinguer les kilomètres professionnels des trajets personnels. Une visite client, un rendez-vous fournisseur ou un déplacement vers une mission peut entrer dans le suivi. À l’inverse, votre SASU ne doit pas intégrer une sortie privée dans la note de frais.

D’abord, pour chaque trajet, notez la date, le point de départ, la destination, le motif et la distance. Conservez aussi la carte grise afin de justifier la puissance fiscale utilisée dans le calcul.

À condition de garder ces informations au fil de l’eau, vous pouvez aussi rapprocher les trajets du calendrier professionnel. Un rendez-vous client, une facture ou un ordre de mission renforce la cohérence du dossier quand le motif mérite une précision.

La note de frais doit permettre de refaire le calcul

Ensuite, une note exploitable montre comment vous passez des trajets au montant remboursé. Elle facilite le contrôle comptable et évite de reconstruire douze mois de déplacements au moment de la clôture.

Advyse recommande un suivi régulier plutôt qu’un total reconstitué en fin d’année. Vous pouvez aussi rapprocher cette méthode des règles de remboursement des frais professionnels pour distinguer remboursement, dépense personnelle et rémunération.

Plusieurs véhicules imposent plusieurs calculs

De son côté, si vous utilisez plusieurs voitures dans l’année, calculez séparément les kilomètres de chaque véhicule. La puissance fiscale et la distance propres à chaque voiture déterminent alors la formule correspondante.

Cette séparation devient particulièrement utile si vous alternez une voiture à moteur thermique et une voiture électrique. Dans ce cas, la majoration de 20 % ne s’applique qu’au calcul du véhicule 100 % électrique.

Quels risques en cas d’indemnités kilométriques SASU mal justifiées ?

Un remboursement kilométrique doit correspondre à une dépense professionnelle réelle et documentée. Si le dossier ne permet plus de relier le montant aux déplacements, la société perd la logique de remboursement de frais. Le risque porte donc moins sur la formule que sur la preuve.

Un montant arrondi ne remplace pas les kilomètres réels

Pourtant, évitez un virement identique chaque mois sans détail des trajets. Cette pratique ressemble davantage à une allocation forfaitaire qu’à un remboursement construit sur des déplacements identifiés.

Le Cabinet comptable Advyse contrôle les notes, les pièces et les écritures avant la clôture. Ce contrôle permet de corriger un écart pendant que vous retrouvez encore facilement les informations.

La comptabilité doit séparer remboursement et rémunération

Au contraire, votre indemnité ne remplace pas le salaire du président. Elle rembourse un coût supporté personnellement pour les besoins de la SASU. Cette distinction doit rester visible dans les pièces et dans l’enregistrement comptable.

Si vous arbitrez aussi votre salaire ou vos dividendes, le dossier sur le revenu du président de SAS ou SASU permet de séparer clairement ces flux.

Une clôture tardive rend les preuves plus difficiles à retrouver

Puisque les preuves vieillissent, douze mois après un déplacement, vous retrouvez moins facilement son motif, l’adresse visitée ou le ticket de parking. Un suivi mensuel réduit donc le temps passé à reconstituer le dossier.

La page Advyse consacrée à la comptabilité d’une SASU détaille aussi le suivi nécessaire pour garder des comptes cohérents tout au long de l’exercice.

Indemnité kilométrique ou véhicule de société : que choisir en SASU ?

Le meilleur mode de prise en charge dépend surtout de votre kilométrage, du coût du véhicule et de son usage privé. L’indemnité kilométrique reste simple quand vous utilisez votre voiture personnelle pour des trajets professionnels identifiés. Un véhicule détenu ou financé par la société change, lui, la nature des coûts à suivre.

Les indemnités gardent le véhicule dans votre patrimoine personnel

Dans ce cas, vous payez personnellement les dépenses courantes du véhicule, puis la SASU rembourse les kilomètres professionnels selon le calcul retenu. Cette organisation évite à la société d’acheter ou de financer directement la voiture.

En revanche, un kilométrage professionnel élevé peut justifier une comparaison plus large. Le coût réel de votre voiture, son financement et la fréquence des déplacements peuvent modifier l’intérêt économique du choix.

Le véhicule de société change les coûts à comparer

À la différence des indemnités, une voiture portée par la société entraîne d’autres écritures, d’autres dépenses et parfois des conséquences liées à l’usage privé. Vous devez donc comparer les deux scénarios sur une année complète plutôt que regarder uniquement le montant des mensualités.

Advyse détaille ces différences dans son dossier sur la fiscalité de la voiture de société. Cette comparaison devient utile avant un achat, une location ou un changement important de kilométrage.

Advyse compare les deux scénarios avec vos chiffres

D’abord, l’Expert Advyse part de votre kilométrage professionnel, de la puissance du véhicule et des frais réellement supportés. Ensuite, il compare le remboursement kilométrique au coût d’un véhicule pris en charge par la SASU.

Le calcul intègre aussi votre organisation comptable et la fréquence des justificatifs. Vous obtenez ainsi un choix lié à votre usage réel, plutôt qu’une règle générale appliquée à toutes les SASU.

Conclusion

Vos déplacements professionnels représentent un vrai coût. Avec des indemnités kilométriques bien calculées, votre SASU vous rembourse le bon montant et vous gardez une vision claire de vos frais.

Pas besoin non plus de passer des heures sur vos notes de frais. En suivant régulièrement vos trajets et en conservant les bons justificatifs, vous évitez les calculs de dernière minute à la clôture.

Et si vous changez de voiture ou roulez davantage pour votre activité, pensez à refaire le point. Quelques calculs suffisent pour vérifier si les indemnités kilométriques restent intéressantes pour votre SASU.

FAQ sur l’indemnité kilométrique SASU

Un président de SASU non rémunéré peut-il se faire rembourser ses kilomètres ?

Le remboursement de frais professionnels répond à une logique différente de la rémunération. Le président doit toutefois justifier les déplacements engagés pour la société et conserver un calcul cohérent avec les pièces.

Quels justificatifs garder pour les indemnités kilométriques ?

Gardez la carte grise et un relevé qui précise date, destination, motif et distance de chaque trajet. Conservez séparément les tickets ou factures des frais hors barème, notamment les péages et le stationnement.

Peut-on ajouter l’essence aux indemnités kilométriques ?

Non, le barème kilométrique intègre déjà le carburant dans son calcul. Ajouter les mêmes dépenses d’essence créerait donc un double remboursement pour un même coût.

Une voiture électrique change-t-elle le calcul ?

Oui. Le barème majore de 20 % le montant calculé pour un véhicule 100 % électrique. Le simulateur officiel distingue directement cette motorisation des voitures thermiques et à motorisation mixte.

Combien coûte le contrôle de mes notes de frais par Advyse ?

Le coût dépend de votre mission comptable et du volume de pièces à traiter. Advyse peut d’abord vérifier votre méthode actuelle et identifier les écarts avant de définir le travail nécessaire.

Puis-je gérer moi-même mes indemnités kilométriques ?

Oui, si vous suivez vos trajets et appliquez correctement le barème. Un contrôle devient utile lorsque vous changez de véhicule, utilisez plusieurs voitures ou hésitez avec un véhicule de société.