Qu’est-ce que les frais professionnels ?
Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) en donne une définition. Les frais professionnels s’entendent être des charges liées à l’activité de l’entreprise, à l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise.
Il s’agit généralement des frais avancés par l’entrepreneur, le dirigeant ou le salarié dans le cadre de ses missions. Ces dépenses lui sont ensuite remboursées directement par l’entreprise. Ces frais peuvent être fréquents et atteindre des sommes importantes en fonction du poste de l’employé.
Le remboursement de frais professionnels se fait sur présentation à la comptabilité de note de frais jointe d’un ou des justificatifs de frais. La note de frais validée est ensuite transmise au service gérant la paie. Le remboursement de frais professionnels qui ont été effectués pour les besoins des activités qui sont dans l’intérêt de l’entreprise ne peut en aucun cas s’imputer sur la rémunération due au salarié.
L’article L.136-1-1 du Code de la sécurité sociale définissant l’assiette de la CSG et de la CRDS précise que « ne constitue pas un revenu d’activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la Sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs entrepreneurs ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions ».
Le remboursement des frais professionnels au dirigeant est généralement exonéré, sous certaines conditions, de la base de calcul des cotisations de sécurité sociale, ainsi que de la base de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution pour le remboursement de la dette sociale).
Quels frais peuvent être remboursés par l’entreprise ?
Le remboursement de frais professionnel est possible si les trois conditions suivantes sont respectées :
- Les dépenses ont été réalisées pour des raisons professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise.
- L’entrepreneur ou le dirigeant a conservé les justificatifs des dépenses engagées.
- Le remboursement de frais professionnels est réalisé à l’euro près.
Frais professionnels pouvant faire l’objet de remboursement par l’employeur
- Les frais de déplacement : généralement pris en charge et remboursés par l’employeur à la suite d’un déplacement professionnel. Ces frais de déplacement comprennent les frais de stationnement, de péages, les billets de train ou d’avion… Ils comprennent aussi les frais occasionnés pour le logement lors de déplacements sur plusieurs jours, des fois à l’étranger (.ie travail en mobilité).
- Les frais d’hébergement : Il peut s’agir des frais locatifs occasionnés dans le cadre d’une mutation qui engendre un déménagement, en attendant un logement définitif. On parle dans ce cas de frais de déplacement professionnel ou grand déplacement, effectués au titre de la mobilité professionnelle.
- Les participations aux charges de l’employé : si on utilise une pièce de son domicile pour effectuer ses activités professionnelles (.ie télétravail). Votre employeur peut effectuer le remboursement d’une quote-part de votre loyer. Cela intègre également vos dépenses d’électricité, de téléphone et d’internet (boîtier Wifi).
- Les frais kilométriques : Le dirigeant peut effectuer des trajets avec son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Il reçoit une compensation financière calculée sur la base du barème des indemnités kilométriques.
- Les frais de repas : Il peut s’agir de repas d’affaires (repas au restaurant avec un client), de repas achetés pendant les périodes de formation, de paniers repas accordés de façon forfaitaire, des frais de repas personnel des gérants. Les frais de repas personnels sont remboursables aux dirigeants, dans le cas où le trajet entreprise-domicile ne permet pas au dirigeant de rentrer chez lui pour déjeuner. Le remboursement se fait sur la base d’un forfait compris entre 18 € et 20 € par repas. Les sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés ne prennent pas en charge les frais de repas effectué pendant les heures de travail. Cependant, les sociétés soumises à l’impôt sur les revenus prennent en charge les frais de repas dans le cas où le trajet entreprise-domicile ne permet pas au dirigeant de rentrer chez lui pour déjeuner.
- Les frais de création de l’entreprise : Il s’agit de tous les frais engagés pour la création de la société tels que les frais d’immatriculation, les procurations, annonces légales…
- Les frais d’habillage : Les frais d’habillement ou frais de vêtements, peuvent être pris en charge par l’entreprise lorsque l’activité exige une tenue spécifique obligatoire à la profession (.ie : robe d’avocat, blouse). De plus, il existe des règles de forme à respecter pour le remboursement. Votre expert-comptable pourra vous les expliquer dans le détail.
Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?
Le remboursement de frais professionnels peut prendre plusieurs formes :
- Sous la forme ou la base des dépenses réellement engagées par l’entrepreneur sur justificatif ;
- Sous la forme d’allocations forfaitaires.
Remboursement aux frais réels
L’Indemnisation sur la base des dépenses réellement engagées est le remboursement exact de la somme dépensée pour l’exercice de l’activité professionnelle. Ce remboursement de frais professionnels s’effectue sur présentation de justificatif. L’employeur doit être en mesure de produire ces justificatifs si l’administration en fait la demande. De même, les dirigeants d’entreprises ne peuvent prétendre qu’au remboursement au réel.Le remboursement de certains frais professionnels doit obligatoirement être effectué sur la base des dépenses réellement engagées. Il s’agit généralement :
- des dépenses réalisées par l’entrepreneur se trouvant en situation de télétravail ;
- des dépenses effectuées à des fins professionnelles par l’entrepreneur pour l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
- des frais engagés pour une mutation ou déménagement à la suite de mobilité professionnelle ;
- des dépenses effectuées par les entrepreneurs des entreprises françaises détachées à l’étranger ;
- des dépenses réalisées par les entrepreneurs envoyés en mobilité professionnelle vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et aussi de l’un de ces territoires vers un autre.
Remboursement forfaitaire des frais professionnels
L’employeur peut effectuer un remboursement au forfait à l’exception des cas pour lesquels le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire. Le remboursement au forfait se pratique lorsque l’entreprise rembourse les frais engagés sous forme d’allocations forfaitaires. Le montant des allocations est défini par l’URSSAF. Ces allocations forfaitaires concernent uniquement les entrepreneurs.
Afin d’effectuer un bon calcul de ces remboursements, vous pouvez vous rapprocher de votre expert-comptable qui va vous assurer un respect des règles de forme et de fond.
Au sein du réseau de cabinets de conseil et d’expertise comptable, Advyse nous avons de nombreux professionnels experts-comptables qui peuvent répondre à vos questions. Il existe également de nombreux outils en ligne pour le calcul des frais professionnels, des indemnités kilométriques, etc.
