Absence au travail : définition
Commençons par la définition de l’absence au travail donnée par nos spécialistes RH. Elle se définit comme la non-présence d’un salarié sur son lieu de travail pendant les heures de travail prévues par son contrat de travail. Elle peut être justifiée ou injustifiée. Elle couvre diverses situations telles que :
- les congés ;
- les arrêts maladie ;
- les accidents du travail ; ou
- les absences pour raisons personnelles.
Chaque type d’absence est encadré par le Code du travail et les conventions collectives. Ils définissent les droits et obligations du salarié et de l’employeur.
Rappelons que certaines absences (congés payés, les arrêts maladie justifiés par un certificat médical) sont considérées comme du temps de travail effectif. L’employeur ne peut pas les sanctionner.
Quelle est la différence entre absence et absentéisme ?
L’absentéisme en entreprise désigne un phénomène plus large et récurrent. Il se caractérise par des absences répétées, souvent de courte durée et parfois injustifiées. Elles révèlent généralement un problème plus profond au sein de l’entreprise. Elles peuvent avoir des causes variées, allant de la démotivation aux mauvaises conditions de travail.
On la mesure par un taux d’absentéisme. Un absentéisme excessif désigne 2 absences ou plus non excusées sur une période de 30 jours. Il peut entraîner des mesures disciplinaires. Ainsi, 8 absences non justifiées sur une période de 12 mois constituent un motif légitime de licenciement.
L’absentéisme des salariés a un impact important sur la productivité et la gestion des ressources humaines. L’absence peut être ponctuelle et légitime. Inversement, l’absentéisme est considéré comme un indicateur de la santé organisationnelle de l’entreprise. Elle peut nécessiter des mesures correctives plus importantes, comme l’amélioration du bien-être au travail ou la révision des politiques de gestion du personnel.
Quelles sont les causes ou raisons des absences du salarié ?
Entrepreneurs, êtes-vous conscients de l’impact des absences des salariés sur votre entreprise ? Nos experts RH listent les principales causes d’absentéisme.
Absences justifiées : un défi organisationnel
Congés légaux et autorisés
- Congés payés et RTT
- Arrêts maladie et accidents du travail
- Congés maternité et congés paternité
- Événements familiaux (mariage, décès)
Ces absences, bien que légitimes, nécessitent une gestion proactive pour maintenir la productivité.
Absences injustifiées : un signal d’alerte
Causes potentielles
- Problèmes personnels
- Démotivation du salarié
- Mauvaises conditions de travail
- Difficultés de transport
Attention : ces absences non justifiées peuvent révéler des problèmes plus profonds dans votre organisation.
Conséquences pour votre entreprise
- Baisse de productivité
- Surcharge de travail pour les autres employés
- Coûts supplémentaires (remplacements, heures de travail supplémentaires)
- Dégradation du climat social
Agissez maintenant ! Identifiez les causes de l’absence, améliorez les conditions de travail et instaurez une politique de gestion des absences claire. Votre réactivité préservera la performance de votre entreprise et le bien-être de vos équipes.
Vous avez besoin d’informations sur les causes ou raisons des absences du salarié. Contactez les équipes Advyse pour obtenir des conseils sur le droit du travail et la gestion des ressources humaines.
Comment gérer les absences du salarié ?
Entrepreneurs, la gestion efficace des absences de vos salariés est cruciale pour le bon fonctionnement et la performance de votre entreprise. Voici comment vous pouvez optimiser ce processus :
Anticiper et organiser les absences en entreprise
Mettez en place un système clair pour anticiper et gérer les absences :
- Définir une procédure de demande d’absence
- Établir un planning prévisionnel des congés
- Prévoir des solutions de remplacement pour éviter la désorganisation
Rappelez à vos employés l’importance de prévenir rapidement son supérieur et de fournir un justificatif dès que possible pour éviter toute sanction pour absence injustifiée.
Distinguer les types d’absences
Différenciez les absences prévisibles (congés payés, RTT) des imprévues (maladie, événements familiaux) :
- Adapter la gestion selon le type d’absence
- Connaissez vos obligations légales pour chaque situation, en vous référant au code du travail et à la convention collective
Utilisez des outils adaptés de gestion des absences
Équipez-vous d’outils performants pour gérer les absences :
- Pour les petites structures, un tableau Excel peut suffire pour suivre les demandes de congés et les absences.
- Pour les plus grandes, nous conseillons d’opter pour un logiciel de gestion des absences
Ces outils RH vous permettent de suivre les absences, les droits aux congés et de gérer les demandes, tout en respectant les conventions collectives.
Réagir rapidement aux absences injustifiées
En cas d’absence non justifiée :
- Contacter le salarié pour se renseigner sur sa situation.
- Après 48 heures sans nouvelles, envoyer une mise en demeure.
- En l’absence de réponse, envisager une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute.
Analyser l’absentéisme en entreprise
Étudiez régulièrement les données d’absentéisme :
- Identifier les tendances et les causes récurrentes.
- Mettre en place des actions pour réduire l’absentéisme, telles que des sanctions ou des mesures de prévention
Respectez vos obligations en tant qu’employeur
N’oubliez pas vos devoirs d’employeur :
- Rémunérer les absences légales (congés payés, arrêts maladie selon convention collective de l’entreprise).
- Respecter le délai de carence pour les arrêts maladie.
En optimisant votre gestion des absences, vous améliorerez l’organisation de votre entreprise, adapterez mieux les charges de travail et augmenterez votre performance globale. Une gestion efficace des absences est un véritable levier de productivité et de bien-être pour vos équipes.
Vous souhaitez en savoir plus sur comment gérer les absences du salarié ? Contactez le réseau Advyse pour obtenir des conseils en droit du travail et en gestion des ressources humaines.
Comment les entreprises peuvent-elles améliorer la communication pour réduire les absences au travail ?
Pour améliorer la communication et réduire les absences au sein de votre entreprise, voici cinq stratégies que vous pouvez adopter :
1- Organiser des réunions d’équipe régulières et des entretiens individuels
En planifiant des réunions d’équipe régulières, vous créez un espace où vos employés peuvent partager leurs préoccupations et suggestions. Ces rencontres favorisent un dialogue ouvert et renforcent la cohésion de l’équipe. En complément, les entretiens individuels fréquents avec vos collaborateurs vous permettent d’aborder directement leur bien-être au travail. Vous pouvez ainsi détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques. Cette approche proactive aide à prévenir les absences prolongées ou récurrentes.
2- Mettre en place des canaux de communication ouverts et confidentiels
Créez des outils de communication confidentiels, tels que des boîtes à idées ou des lignes d’écoute anonymes. Ils offrent à vos employés un moyen sécurisé de partager leurs préoccupations. Ces canaux permettent de recueillir des retours honnêtes et de détecter les problèmes potentiels qui pourraient nuire à leur bien-être. Ils contribuent ainsi à réduire l’absentéisme. Fournissez un espace où ils se sentent en sécurité pour s’exprimer. Vous pourrez mieux comprendre et adresser les sources de mécontentement ou de stress, justifiant ainsi l’absence.
3- Réaliser des enquêtes de satisfaction anonymes
Utilisez des enquêtes de satisfaction anonymes. Elles permettent d’évaluer le climat de travail et d’identifier les sources de stress ou de démotivation au sein de votre équipe. En collectant des données anonymes, vous obtenez des retours francs sur divers aspects de l’environnement de travail, tels que les conditions de travail, la gestion ou les relations interpersonnelles. Ces informations vous aident à cibler les interventions nécessaires pour améliorer le bien-être de vos employés et réduire les absences.
4- Former vos managers à une communication empathique et transparente
Assurez-vous que vos managers sont formés pour adopter une communication empathique avec leurs équipes. La formation en management d’équipe doit inclure des techniques pour reconnaître les signes de mal-être et savoir comment aborder ces sujets avec sensibilité. Nous vous conseillons également de communiquer de manière transparente sur les politiques de l’entreprise, notamment celles relatives aux absences. Abordez ce sujet dès le recrutement d’un nouvel employé. Vous allez ainsi aider vos employés à comprendre clairement les attentes et les procédures d’absence. Ils sont ainsi plus susceptibles de respecter les politiques et de se sentir soutenus en cas de besoin. Réduisez ainsi les absences injustifiées.
5- Renforcer la cohésion d’équipe et maintenez le contact avec les employés absents
Organisez des événements conviviaux. Développez un intranet ou un réseau social d’entreprise. Ces outils facilitent les échanges informels et renforcer les liens au sein de votre équipe. Ces activités contribuent à créer un environnement de travail plus agréable et à renforcer le sentiment d’appartenance. De plus, veillez à maintenir le contact avec les employés en arrêt, en particulier lors des absences prolongées. Un suivi régulier montre qu’ils sont toujours valorisés par l’entreprise et facilite leur retour, ce qui peut réduire le risque d’absentéisme prolongé.
Nos experts répondent à vos questions autour de l’absence au travail
Comment justifier une absence sans arrêt de travail ?
Le salarié doit fournir un justificatif à son employeur dans les 48 heures. Selon le motif, différents documents peuvent être acceptés :
- absence pour un rendez-vous médical : attestation du praticien ;
- absence pour un événement familial : acte de naissance, de décès, etc. ;
- absence pour une convocation officielle : copie de la convocation ;
- absence pour un problème de transport : attestation de la compagnie de transport ;
- absence pour un enfant malade : certificat médical de l’enfant.
L’employeur peut également accepter une simple explication écrite pour une courte absence exceptionnelle.
Quelles sont les absences autorisées au travail ?
Le Code du travail et les conventions collectives autorisent certaines absences comme :
- les congés payés et RTT ;
- les arrêts maladie justifiés par un certificat médical ;
- les congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès) ;
- le congé maternité ou paternité ;
- les accidents du travail et les maladies professionnelles ;
- les congés de formation professionnelle ;
- les absences pour exercer un mandat de représentation du personnel ;
- le congé parental d’éducation ;
- les jours fériés ;
- les absences pour examen médical obligatoire.
Certaines entreprises peuvent accorder des autorisations d’absence supplémentaires dans leur règlement intérieur.L’employeur doit être informé et recevoir un justificatif pour ces absences.
C’est quoi l’absentéisme au travail ?
L’absentéisme au travail désigne les absences répétées et fréquentes des salariés, au-delà des congés et des absences légalement autorisés. Il se mesure généralement par un taux d’absentéisme, calculé en divisant le nombre de jours d’absence par le nombre de jours théoriquement travaillés. L’absentéisme peut avoir diverses causes :
- problèmes de santé récurrents ;
- démotivation ou mal-être au travail ;
- mauvaises conditions de travail ;
- difficultés personnelles ;
Il a des conséquences négatives sur la productivité, l’organisation du travail et le climat social de l’entreprise. L’absentéisme est considéré comme un indicateur de la santé sociale de l’entreprise.
