Guide complet de l’Assemblée Générale en entreprise : la préparer, l’organiser et en tirer le meilleur parti

L’assemblée générale entreprise a lieu à chaque moment important de la vie d’une société. C’est pendant cette rencontre que les associés ou actionnaires votent les comptes annuels.

Il s’agit d’une réunion encadrée par la réglementation. Dans les sociétés commerciales concernées, l’approbation des comptes doit se faire dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice. 

Tout un chacun est ainsi libre de s’exprimer sur les questions d’ordre général et particulier. Les dirigeants, eux aussi, profitent de ce moment pour rendre les comptes aux actionnaires/associés. Ils ont alors l’occasion de répondre à leurs diverses questions. Faisons le point sur cette assemblée générale. 

Assemblée générale d’entreprise : à quoi sert-elle réellement ?

C’est lors de l’assemblée générale que les associés et actionnaires votent les décisions les plus importantes de la société. Sans vote valide, certaines décisions ne produisent aucun effet juridique.

L’exemple le plus courant est l’approbation des comptes. Mais les associés organisent aussi un rendez-vous à la suite d’une augmentation de capital, d’une modification des statuts, d’un changement de dirigeant, etc.

Une obligation légale qui protège les associés

Dans le cadre du droit des sociétés, les associés apportent des capitaux. Les dirigeants, quant à eux, gèrent l’entreprise. Pourtant, certaines décisions sont soumises au vote.

Cette règle limite les risques d’abus et protège les intérêts des associés minoritaires.

Dans les sociétés anonymes, l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes doit réunir au moins 20 % des actions disposant du droit de vote lors de la première convocation. Ce seuil garantit qu’une partie significative du capital participe à la décision. En cas de non respect des règles applicables, une approbation réalisée reste contestable.

Les décisions qui relèvent de l’assemblée générale

Toutes les décisions ne nécessitent pas une AG.

La gestion quotidienne appartient au dirigeant. Les associés n’interviennent que lorsque la décision modifie la situation de l’entreprise.

Les décisions les plus fréquentes concernent :

• l’approbation des comptes annuels ;
• l’affectation du résultat ;
• la distribution de dividendes ;
• la nomination ou la révocation d’un dirigeant ;
• les modifications statutaires ;
• les opérations sur le capital social.

Les règles de vote applicables dépendent ensuite de la nature de la décision.

Quel type d’assemblée générale organiser selon votre objectif ?

Le choix de l’assemblée générale dépend de la décision à prendre. Une erreur à ce stade entraîne l’application de mauvaises règles de vote ou de majorité.

L’assemblée générale ordinaire (AGO)

L’assemblée générale ordinaire traite les décisions liées à la gestion normale de la société.

Elle intervient notamment pour :

• approuver les comptes annuels ;
• affecter le résultat de l’exercice ;
• décider d’une distribution de dividendes ;
• nommer ou renouveler un dirigeant ;
• approuver certaines conventions réglementées.

C’est l’assemblée la plus fréquente dans la plupart des entreprises. Son fonctionnement est plus souple, comparé à celui d’une AG extraordinaire. Les conditions de quorum et de majorité sont, quant à elles, moins exigeantes.

L’AGO reste également un moment privilégié pour analyser les performances de l’entreprise. Elle offre aux associés une vision claire de la situation financière avant de voter.

L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

L’assemblée générale extraordinaire intervient lorsqu’une décision modifie la structure de la société.

Les associés doivent notamment se réunir en AGE pour :

• modifier les statuts ;
• augmenter ou réduire le capital social ;
• changer l’objet social ;
• transférer le siège social dans certaines situations ;
• fusionner avec une autre société ;
• prononcer une dissolution anticipée.

Les conséquences de ces décisions étant plus importantes, le législateur impose généralement des conditions de vote renforcées.

Dans les SA, une AGE nécessite notamment un quorum de 25 % des actions ayant droit de vote lors de la première convocation. Ce seuil vise à éviter qu’une minorité d’actionnaires puisse modifier seule les règles de fonctionnement de la société.

L’assemblée générale mixte et les situations particulières

Certaines réunions regroupent des décisions relevant à la fois de l’AGO et de l’AGE. On parle alors d’assemblée générale mixte.

Par exemple, une société souhaite approuver ses comptes annuels. Elle veut aussi augmenter son capital pour financer un nouveau projet. Dans ce cas, la première décision relève de l’AGO. La seconde relève de l’AGE.

Tableau comparatif des différents types d’assemblées générales

Comment préparer une assemblée générale sans rien oublier ?

La préparation commence plusieurs semaines avant la réunion.

Les obligations légales et statutaires

Chaque société possède ses propres règles de fonctionnement. Le Code de commerce fixe un socle commun. Les statuts viennent ensuite préciser certaines modalités.

Vous devez notamment vérifier :

• les délais de convocation ;
• les règles de quorum ;
• les conditions de majorité ;
• les modalités de vote à distance ;
• les conditions de représentation par procuration.

Cette vérification évite de découvrir une contrainte le jour de l’assemblée.

Préparation des documents obligatoires

Les documents à préparer varient selon la nature de l’assemblée. Les plus fréquents sont les suivants :

Chaque document répond à une fonction précise. L’oubli de l’un d’entre eux peut compliquer le déroulement de la réunion ou retarder certaines formalités.

Convocation, quorum et majorité : les règles à connaître pour sécuriser vos décisions

La validité d’une AG repose principalement sur trois éléments : 

1. la convocation, 
2. le quorum, 
3. la majorité.

Les modalités de convocation des associés et actionnaires

La convocation informe officiellement les participants de la tenue de l’assemblée.

Elle doit préciser la date, l’heure, le lieu de réunion ainsi que l’ordre du jour. Les documents nécessaires à la prise de décision sont également à mettre à disposition des associés dans les conditions prévues par la loi ou les statuts.

Chaque associé doit pouvoir prendre connaissance des sujets soumis au vote avant la réunion.

Quels sont les délais à respecter ?

Les délais varient selon la forme juridique de la société.

Dans de nombreuses sociétés commerciales, les convocations doivent être adressées au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Pendant ce délai, les associés examinent les comptes, rapports et projets de résolution. 

Comprendre le quorum simplement

Le quorum désigne le nombre minimum de droits de vote qui doivent être représentés pour que l’assemblée puisse délibérer. Ainsi, un petit nombre n’a pas le droit de prendre seul des décisions importantes. 

Les règles diffèrent selon la forme juridique de la société. Elles varient aussi en fonction de la nature des décisions soumises au vote. Lorsque le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée doit parfois être organisée.

Procès-verbal, formalités et obligations après l’assemblée générale

Les décisions prises pendant l’assemblée doivent être formalisées. Certaines nécessitent même des démarches complémentaires auprès de l’administration ou du greffe.

Comment rédiger un procès-verbal conforme ?

Le procès-verbal, souvent appelé PV d’assemblée générale, résume ce qui s’est passé pendant la réunion.

Il doit notamment préciser :

• la date de l’assemblée ;
• l’identité du président de séance ;
• les associés présents ou représentés ;
• les résolutions soumises au vote ;
• le résultat de chaque vote.

L’objectif est simple : pouvoir démontrer, plusieurs années plus tard, quelles décisions ont été prises et dans quelles conditions.

Le PV doit être rédigé avec précision. Une formulation floue peut créer des difficultés lorsqu’il faut justifier une décision auprès d’un partenaire, d’une banque ou de l’administration.

Quelles décisions nécessitent des formalités supplémentaires ?

Toutes les décisions ne donnent pas lieu aux mêmes démarches.

L’approbation des comptes suit généralement un circuit différent d’une modification des statuts ou d’une augmentation de capital.

Certaines décisions doivent faire l’objet :

• d’un dépôt au greffe ;
• d’une publication dans un journal d’annonces légales ;
• d’une mise à jour des informations de la société.

Ces formalités rendent la décision opposable aux tiers. Autrement dit, elles permettent aux administrations, aux partenaires et aux créanciers de prendre connaissance du changement.

Combien de temps faut-il conserver les documents ?

Les convocations, feuilles de présence, procurations et procès-verbaux doivent être conservés.

Cette conservation permet de répondre à une demande de l’administration, d’un commissaire aux comptes ou d’un associé.

Dans la pratique, beaucoup d’entreprises numérisent désormais l’ensemble du dossier d’assemblée afin de faciliter son archivage et sa consultation.

Une documentation complète fait souvent gagner beaucoup de temps lorsqu’une question ressurgit plusieurs années après la réunion.

Quelles sont les sanctions en cas de non-lieu de l’Assemble Générale en entreprise ?

Une assemblée générale ordinaire peut être reportée si la société est en retard sur la production du bilan comptable. Il convient de faire une demande de report d’AG auprès du greffe du tribunal de commerce.

Si l’assemblée générale n’a pas lieu, les conséquences varient en fonction du type d’assemblée. Selon les articles L.241-3 à L.241-9 du Code de commerce, « la non-convocation des associés ou actionnaires en AG peut engendrer une amende jusqu’à 9 000 euros par réunion non effectuée ».

Par ailleurs, l’absence de l’un des documents essentiels est également pénalisante pour le dirigeant. Enfin, si des décisions sont prises hors AG ou si les conditions des AG ne sont pas respectées, les décisions prises sont nulles et l’AG doit se tenir pour approbation.

Les experts juridiques d’ADVYSE conseillent les dirigeants sur le volet juridique. Ils demandent le report d’assemblée générale auprès du greffe pour éviter la faute légale du dirigeant.

Comment Advyse vous accompagne dans l’organisation de vos assemblées générales ?

Chaque société a ses propres contraintes. Les règles, elles, varient selon la forme juridique, les statuts et la nature des décisions soumises au vote.

Les équipes Advyse vérifient les échéances à votre place. Nous préparons les convocations, puis sécurisons les procédures applicables à votre entreprise. Ainsi, les risques d’erreur et d’oublis sont limités.

Advyse accompagnent aide aussi les dirigeants dans la lecture des données financières. Vous pilotez alors votre entreprise avec plus de visibilité.

Conclusion

Quand l’assemblée générale approche, beaucoup de dirigeants pensent d’abord aux convocations, au quorum et au procès-verbal. En réalité, ces sujets ne sont que la partie visible du travail.

La vraie difficulté consiste souvent à préparer les bons documents, présenter des chiffres compréhensibles aux associés, etc. Il faut encore s’assurer que les décisions votées s’applique sans difficulté, par la suite.

Advyse intervient sur ces sujets. Ainsi, vous gagnez du temps. Vous n’avez pas non plus à vous préoccuper d’un sujet administratif qui ralentit une décision importante.

FAQ – Assemblée générale d’entreprise

J’ai une SAS avec deux associés. Dois-je organiser une assemblée générale chaque année ?

L’approbation des comptes reste une obligation. Les modalités dépendent ensuite des statuts de votre société. Certaines SAS prévoient une assemblée classique, d’autres autorisent des consultations écrites ou des procédures plus souples.

AGO ou AGE : comment savoir laquelle organiser ?

La réponse dépend de la décision à prendre. L’approbation des comptes relève généralement d’une AGO. Une modification des statuts, une augmentation de capital ou un changement d’objet social nécessitent en principe une AGE.

Un associé ne peut pas venir. Faut-il reporter la réunion ?

Pas forcément.

La première chose à vérifier concerne les règles prévues dans les statuts. Un associé absent peut souvent donner procuration. Tout dépend également du nombre de voix nécessaires pour atteindre le quorum et voter les résolutions.

Pourquoi autant d’entreprises se font-elles accompagner pour leurs assemblées générales ?

Les dirigeants maîtrisent généralement leur activité. Les règles de convocation, les formalités juridiques ou les résolutions relèvent d’un autre métier.