Qu’est-ce qu’un report d’Assemblée générale ?
Rappel des différentes formes d’assemblée générale
Il existe plusieurs types d’assemblées générales, chacune ayant un contenu de PV spécifique en fonction de la forme juridique de la société, qu’il s’agisse d’une SARL, d’une SAS, d’une SA, d’une SNC ou d’une copropriété. On distingue :
- L’assemblée Générale Ordinaire (AGO) : elle porte sur des décisions ne modifiant pas les statuts de l’entreprise, telles que l’approbation des comptes sociaux, l’affectation du résultat comptable de l’exercice, le fait de donner quitus au dirigeant, etc.
- L’assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : elle porte sur des décisions impliquant des modifications statutaires, comme un changement de dirigeant, le changement de siège social, le changement de raison sociale, etc.
- L’assemblée Générale Mixte : elle englobe à la fois les décisions de l’AGO et de l’AGE, comme une réunion des actionnaires qui prévoit l’approbation des comptes de l’exercice ainsi que le changement de dirigeant.
Le report d’une assemblée générale
Un report d’Assemblée générale (AG) est une demande qui a pour finalité de reculer la date prévue pour la tenue de l’AG. Cette démarche est généralement mise en œuvre pour des raisons justifiables. Il peut s’agir de cas de forces majeures, plus précisément de circonstances imprévues qui empêchent la réalisation de l’AG à la date prévue par les organisateurs et par la loi.
A titre d’exemple, l’AGOA (l’assemblée générale ordinaire annuelle) se tient au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable. Si pour des raisons d’organisation ; le bilan comptable de l’exercice n’est pas terminé, cette réunion ne peut pas avoir lieu. Dans ce cas, après information des associés ou des actionnaires de l’entreprise, le Président ou le gérant de l’entreprise va rédiger un courrier demandant un report de la date de l’AGOA à l’attention du tribunal de commerce. Retrouvez à la fin de cet article notre modèle de demande de report d’AG.
Un report d’AG nécessite une approbation des membres de l’organisation ou des actionnaires conformément à la réglementation en vigueur. Il ne doit pas être préjudiciable pour l’entreprise et ses associés.
Vous êtes en difficulté et vous pensez reporter la prochaine réunion avec vos associés ? Vous souhaitez en parler avec des juristes et des experts-comptables ? Vous pouvez prendre contact avec les experts du réseau de conseil et d’expertise comptable Advyse.
Raisons courantes pour demander un report d’Assemblée générale et conditions à remplir
Principales raisons du report de l’assemblée générale
Il arrive dans la vie d’une entreprise d’avoir recours à un report d’assemblée générale pour des raisons variées. Les raisons courantes pour demander un report d’AG sont :
- Un cas de force majeure: il s’agit de la survenance d’un événement incertain ou imprévu tel que des catastrophes naturelles, des crises sanitaires, des conflits, etc. Ces évènements peuvent rendre impossible la tenue de l’AG qui a été déjà prévue. Le report d’AG peut aussi avoir d’autres motifs, par exemple le problème logistique.
- Des problèmes logistiques : Des problèmes logistiques importants, comme des problèmes de réservation de salle ou de transport, peuvent justifier un report.
- Des changements importants : Si des cas de force majeure ont changé depuis la planification de l’AG, comme des changements dans la direction de l’organisation, cela peut nécessiter un report pour permettre aux membres d’être correctement informés.
Dans tous les cas, nous vous conseillons de communiquer sur le sujet afin de ne pas créer de contentieux. En effet, des actionnaires non informés du report d’assemblée générale peuvent être surpris et demander à leur avocat d’intervenir pour défendre leurs intérêts.
Les conditions à remplir pour demander un report d’AG
Le fait de demander un report d’assemblée générale peut surprendre certains associés ou actionnaires s’ils ignorent la cause et les raisons de force majeure. Aussi, avant de demander un report d’assemblée, nous vous conseillons de vérifier les conditions ci-dessous :
- Le respect des statuts et règlements : Vérifiez les statuts et les règlements de votre organisation, notamment les conditions de convocation des assemblées générales.
- Préavis suffisant : Assurez-vous que vous avez prévu un délai raisonnable pour demander le report d’AG. Cela permettra aux membres ou actionnaires de s’organiser.
- Absence de quorum : Face à certaines situations, l’absence de nombre d’actionnaires ou de membres présents à l’Assemblée générale peut suffire pour prendre une décision valable de report d’AG.
- Justification claire : Pour demander un report d’AG, il faut fournir une justification sérieuse et transparente. Nous vous conseillons également d’expliquer de façon détaillée les raisons qui rendent le report nécessaire.
- Proposition de nouvelle date : Il convient de proposer une nouvelle date d’assemblée générale dans les meilleurs délais pour ne pas porter préjudice aux différentes parties prenantes.
- Demande formellede report d’AG : Une demande formelle et écrite de report d’AG est préparée et adressée au tribunal de commerce. Cette demande est en général acceptée par le tribunal de commerce. En cas de demande répétée, il est possible que le Président du tribunal de commerce convoque le dirigeant de l’entreprise pour comprendre le sujet.
Le report d’assemblée générale est nécessaire dans certains cas. Nous vous conseillons toutefois de l’utiliser à bon escient, car des actionnaires pourraient penser que c’est contraire à leurs intérêts. Vous souhaitez échanger sur la pertinence de votre demande avec les juristes et les experts-comptables ?
Conseils pratiques pour une demande de report d’AG efficace et en conformité avec la réglementation
En tant que dirigeant d’entreprise, et en cas de force majeure, vous avez la possibilité de demander à reporter une assemblée générale à une autre date. Cependant, les associés ou les actionnaires de l’entreprise peuvent désapprouver cette décision qui serait contraire à leurs intérêts. Si vous avez besoin de reporter la date d’une assemblée générale, voici nos conseils pour que cette formalité se déroule dans les meilleures conditions :
- Communiquez rapidement : Nous vous invitons à informer les membres de l’organisation ou actionnaires du report dès que possible pour éviter toute confusion ou mécontentement.
- Soyez transparent : Nous vous recommandons de détailler de manière claire et précise les raisons du report et assurez-vous que les associés ou les actionnaires comprennent les raisons de cette décision.
- Tenez compte des intérêts des parties prenantes : Nous vous conseillons de prendre en compte les points de vue et les préoccupations des membres ou actionnaires lors de la détermination de la nouvelle date de l’assemblée générale.
- Respectez les délais : Nous vous conseillons de vous assurer d’avoir respecté les délais et les procédures qui ont été énoncés dans les statuts et les règlements de votre organisation.
- Fournir les justificatifs : Nous vous conseillons de vous préparer à fournir des preuves ou des détails supplémentaires pour étoffer vos arguments pour la demande si cela est nécessaire.
Vous avez besoin d’aide pour préparer le courrier de demande de report d’AG ? Les juristes et les experts-comptables des cabinets Advyse peuvent répondre à vos questions.
