Frais kilométriques, c’est quoi ?
Les frais kilométriques sont également appelés frais de déplacement. Ils correspondent à l’ensemble des dépenses engagées par un entrepreneur, un dirigeant ou un salarié pour l’usage de son propre véhicule personnel à des fins professionnelles.
Ces dépenses couvrent l’usage du véhicule qui a parcouru de nombreux kilomètres pour les besoins de l’activité professionnelle. Ces frais liés à des déplacements professionnels comprennent :
- les dépenses de carburant ;
- les frais d’entretien du véhicule ;
- le paiement du stationnement et des péages autoroute ; et
- l’assurance du véhicule.
Les frais kilométriques sont remboursés par l’employeur. Ils sont pris en compte par l’administration fiscale dans le cadre de la déduction des dépenses professionnelles. Le remboursement de ces frais kilométriques est souvent à titre compensatoire. Il vient compenser les dépenses effectuées par l’entrepreneur, le dirigeant ou un collaborateur pour les déplacements professionnels.
Le montant du remboursement des frais de véhicule personnel est calculé en fonction de la distance parcourue pour l’activité professionnelle. Voici quelques exemples de déplacements professionnels :
- Rendez-vous chez banquier
- Visites de l’expert-comptable
- Visites de nature commerciale ou de prospection commerciale
- Visites effectuées chez des fournisseurs de l’entreprise
- Etc.
Pour percevoir des indemnités kilométriques, des règles de fond et de forme doivent être respectées. Vous devez notamment présenter les justificatifs originaux pour preuve du déplacement réalisé.
Ces preuves peuvent être par exemple les factures de frais de carburant, les factures de parking ou péage.
Plus globalement, ces frais professionnels regroupent toutes les formes de déplacements tels que : l’usage du véhicule personnel à des fins professionnelles et l’usage des transports en commun ou de services publics de location de vélos.
La procédure légale prévue par l’URSSAF est stricte. En l’absence des justificatifs comptables, l’entreprise ne doit pas rembourser les frais kilométriques ou les frais de déplacement.
Au sein du réseau de conseil et d’expertise comptable Advyse, nous avons de nombreux professionnels experts-comptables qui peuvent répondre à vos questions.
Comment se faire rembourser les frais kilométriques ?
Une procédure est nécessaire pour un bon suivi de vos déplacements professionnels et de vos équipes, pour un bon contrôle financier.
Les étapes à suivre sont : vérifier la réalité du déplacement professionnel, vérifier les conditions de remboursement, calculer les frais kilométriques, présenter la demande de remboursement et la soumettre. Enfin, nous vous conseillons de réaliser un suivi de son avancement.
Vérifiez les conditions de remboursement
Assurez-vous que vous êtes éligible pour percevoir des remboursements des frais kilométriques. Cela concerne uniquement les déplacements liés à des fins professionnelles.
Voici le site officiel de l’URSSAF qui présente les barèmes de remboursement pour l’année en cours.
https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/toute-lactualite-employeur/le-nouveau-bareme-fiscal-des-ind.html
Calculez les frais kilométriques
Le calcul des frais kilométrique diffère en fonction des pays. Pour cela, il faut utiliser la méthode de calcul des frais kilométriques en vigueur dans votre pays. En France par exemple, pour effectuer le calcul des frais kilométriques, il faut juste multiplier le nombre de kilomètres parcourus pour des déplacements professionnels par le taux de remboursement par kilomètre défini par l’administration fiscale ou l’employeur.
Note : la distance retenue correspond à la distance entre l’entreprise et la destination, et non pas la distance entre votre domicile et la destination.
Voici le site officiel de l’URSSAF qui indique le barème de remboursement pour l’année en cours : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques.html
En fonction du véhicule utilisé, le taux de remboursement qui sera multiplié par le nombre de kilomètres parcourus sera différent.
- Si vous utilisez une voiture : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/voiture.html
- Si vous utilisez un deux-roues: https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/deux-roues-de-cylindree-inferieu.html
- Si vous utilisez une moto: https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/moto.html
Présentez une demande de remboursement
Suivez les procédures proposées par votre expert-comptable pour soumettre votre note de frais. Un formulaire spécifique est souvent nécessaire auquel il faut joindre les justificatifs nécessaires. Votre expert-comptable peut également vous proposer l’utilisation d’un outil simple qui calcule automatiquement les indemnités kilométriques.
Soumettez votre demande
Vous pouvez remettre la note de frais accompagnée des justificatifs à votre comptable qui va effectuer le virement à votre attention. Une copie de la note de frais sera adressée à votre expert-comptable pour l’enregistrement comptable.
Qui a droit au remboursement des indemnités kilométriques ?
L’indemnité kilométrique est également connue sous le nom de remboursement des frais kilométriques. Elle est accordée aux personnes qui utilisent leur propre véhicule à des fins professionnelles. Les personnes éligibles pour recevoir ou percevoir les indemnités kilométriques sont les entrepreneurs, les dirigeants d’entreprises, les employés, les travailleurs indépendants, les employés des secteurs publics ou les fonctionnaires.
Très souvent, un entrepreur utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’activité professionnelle, surtout au démarrage de leur activité. Les créateurs d’entreprise effectuent des nombreux déplacements pour rencontrer leur banquier, leur avocat, leur expert-comptable, etc. Ces déplacements sont professionnels et doivent donc donner lieu à une compensation financière. Ils pourront recevoir leurs indemnités kilométriques ou les laisser dans la société si celle-ci a des besoins de trésorerie.
Les salariés sont tenus d’effectuer des déplacements dans le cadre de leur travail peuvent bénéficier de l’indemnité kilométrique. Cela peut être pour des visites chez des clients, des trajets entre les différents sites de travail, des réunions d’affaires, etc. Les conditions d’éligibilité et les taux de remboursement sont généralement déterminés par l’employeur.
Les employés du secteur privé peuvent utiliser leur voiture personnelle pour des fins professionnelles s’ils n’ont pas de véhicule de fonction. Ces déplacements sont professionnels et doivent donc donner lieu à une compensation financière.
Les travailleurs indépendants, tels que les entrepreneurs, les consultants ou les professionnels libéraux, qui utilisent leur véhicule personnel pour des fins professionnelles, ont droit à une compensation financière appelée indemnité kilométrique.
Les fonctionnaires ou les employés du secteur public peuvent également prétendre à des indemnités kilométriques dans le cas où ils utilisent leur véhicule personnel pour des trajets professionnels.
Puis-je utiliser ma voiture personnelle pour le travail ?
L’utilisation du véhicule personnel pour les fins professionnelles est possible, toutefois des conditions doivent être respectées.
Si vous êtes entrepreneur, nous vous conseillons de vérifier si les assurances de votre véhicule sont suffisantes. Elles doivent couvrir tous les risques éventuels liés aux déplacements professionnels.
Si vous êtes salarié, nous vous conseillons de vous rapprocher du service Ressources humaines de votre entreprise. Des autorisations spécifiques peuvent être demandées si telle est la procédure. Si ce premier point est validé, nous vous conseillons de vérifier si votre assurance automobile personnelle couvre les risques inhérents à ces déplacements. En effet des assurances spécifiques peuvent être nécessaires pour couvrir les accidents ou les dommages qui pourraient survenir pendant le déplacement professionnel.
Quel est le délai pour rembourser les frais kilométriques ?
Un délai raisonnable pour régler les notes de frais est de 30 jours. A cet effet, les notes de frais doivent être soumises rapidement au service comptable qui va se charger du virement. Le remboursement doit se faire en fonction du barème kilométrique publié par les services de l’URSSAF.
Clément HUC est expert-comptable et commissaire aux comptes au sein du réseau de cabinet de conseil et d’expertise comptable Advyse. Il est diplômé de Toulouse Business School. Avec son diplôme d’expertise comptable, il cultive une vision globale de la vie d’une entreprise.
