Guide pour créer son entreprise

Nos conseils pour bien gérer votre entreprise

La création d’entreprise

Voici les principales étapes de la création de votre société :

Rédaction du projet de statuts.
Dépôt du capital sur un compte bloqué à la banque et obtention d’une attestation de dépôt du capital auprès d’une banque en ligne ou d’une banque physique:

Versement du capital sur un compte bloqué, suivi de l’obtention d’une attestation de dépôt.
Transmission de l’attestation de dépôt de capital pour conclure les formalités de création, à transmettre au cabinet comptable.

Annonce légale dans un journal spécialisé conformément à la loi.
Dépôt du dossier complet de création sur le site de l’INPI.
Obtention du Kbis généralement dans un délai moyen de quelques jours à une semaine, avec le numéro SIRET.
Déblocage du capital et obtention du RIB définitif :
Présentation du Kbis à la banque pour débloquer le capital et obtenir le RIB définitif.
Communication du RIB et du Kbis de la société au cabinet comptable.
Démarrage de la comptabilité de votre entreprise

Les règles pour libérer le capital social

La libération du capital social peut se faire sur plusieurs années, ce qui vous permet de lisser vos apports dans la société.

SARL et EURL : verser 1/5ème du capital à la création, le reliquat sur une durée de 5 ans.
SAS et SASU : verser ½ du capital à la création, le reliquat sur une durée de 5 ans.

Cependant, votre société ne pourra pas bénéficier du taux réduit d’IS à 15% tant que le capital n’est pas entièrement versé.

Notre conseil : Il est important que les associés libèrent l’intégralité du capital avant la date de clôture du premier bilan afin de pouvoir bénéficier du taux réduit d’impôt sur les sociétés de 15%.

Les dépenses effectuées par l’entreprise avant la création

Voici la procédure à suivre si vous avez effectué des dépenses pour le compte de la société en formation :

Obtenir des factures au nom « Pour le compte de la société en formation ».
Rédiger un PV (procès-verbal anté-création) qui indique les dépenses réalisées pour le compte de la société.

Notre conseil : Nous vous conseillons de payer toutes les dépenses de la société directement avec le compte bancaire de la société et d’éviter ainsi de régler du compte personnel pour établir ensuite des notes de frais.

Attention aux arnaques !

Soyez attentif aux tentatives d’arnaques qui ciblent les créateurs d’entreprise. Vous recevrez peut-être des courriers et des courriels d’arnaques avec des en-têtes tels que « Info Kbis », « Kbis info », « R Siret », « Registre INSEE », « TELEDECLARATION Service », et autres formulations similaires pour vous faire payer des services inutiles.

Notre conseil : Dans le doute, nous vous conseillons de contacter votre expert-comptable.

Le financement de votre entreprise

Des aides financières sont accessibles pour accompagner les créateurs d’entreprises et le développement de votre entreprise. Ci-dessous une liste non exhaustive des aides disponibles :

Financements et subventions publics : Le site mes aides publiques liste les principales aides disponibles pour votre entreprise.

Prêt Bpifrance (jusqu’à 30 000 €) : La BPI offre des prêts sans caution ni garanties personnelles pour financer le développement des PME et TPE ayant un projet d’investissement.

L’ARCE et l’ACRE : L’état français propose des aides financières pour les créateurs ou repreneurs d’entreprise. L’ARCE est une allocation versée par France Travail (Pôle emploi) aux personnes sans travail rémunéré. L’ACRE est une exonération des cotisations sociales pour les créateurs ou repreneurs d’entreprise qui permet d’être exonéré (totalement ou partiellement) de charges sociales pendant un an avec la possibilité de demander une prolongation de 12 mois.

Prêt à taux zéro et sans garantie : L’ADIE et la NEF accordent aux demandeurs d’emploi des crédits solidaires et des microcrédits (jusqu’à 10 000 €).

Financements et subventions privés : Vous pouvez solliciter des financements ou des investissements auprès des banques des investisseurs privés, des business Angels, Love money, etc.

Les Assurances pour protéger votre entreprise

Les assurances jouent un rôle important dans la protection de votre entreprise contre les risques. Voici une liste d’assurance que les experts du réseau Advyse vous conseillent pour votre entreprise :

La responsabilité civile : Couverture des préjudices causés à des tiers dans le cadre de votre activité professionnelle. Elle est indispensable pour faire face à d’éventuelles réclamations de clients, fournisseurs, etc.
Assurance auto : Couverture de dommages en cas d’accident automobiles causés par des véhicules appartenant à votre société.
Assurance bureaux et matériels : Couverture contre le vol du matériel dans les locaux, et en cas de dommages corporels subi par un tiers dans vos locaux.
Assurance prudhommale : Couverture contre le risque humain et prudhommale dans l’entreprise.
Assurance transport : Couverture d’une société de transport pour vous protéger contre les risques liés au transport, tels que les accidents ou les dommages aux marchandises.
Assurance stock : Couverture des pertes ou des dommages causés par des événements tels que des incendies, des inondations ou des vols.
Homme clé et garantie décennale : Couverture en cas de perte d’une personne clé, un dirigeant ou un expert indispensable.
Garantie décennale : couverture des travaux dans le bâtiment sur une période de dix ans.
Protection du système informatique : Couverture en cas de panne informatique ou cyberattaque.
Autres assurances sectorielles : Selon l’activité de votre entreprise.

Notre conseil : Le risque informatique prend de l’ampleur dans les grandes et les petites entreprises. Les cyberattaques deviennent le risque numéro 1. La BPI et de nombreux organismes peuvent financer un audit informatique pour votre entreprise afin de vous aider à établir une cartographie des risques informatiques et mieux les appréhender. Consultez notre partenaire dans les assurances pour avoir une couverture maximale de votre entreprise, vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre activité.

Les dépenses du dirigeant de l’entreprise

Les dépenses du dirigeant de l’entreprise sont des charges pour l’entreprise si elles sont justifiées par une pièce comptable et cohérente avec l’activité de l’entreprise. Voici quelques règles simples pour vous aider dans la gestion :

Les frais de restauration :

Sont des charges déductibles si elles sont liées à l’activité professionnelle.
La TVA est déductible si la dépense concerne un client ou les équipes. Nous vous conseillons d’indiquer le nom des participants sur la facturette.

Le siège social et l’activité exercée au domicile du dirigeant : Si votre siège social est à votre domicile et que vous y travaillez pour la société, la société peut prendre en charge une partie de vos dépenses (loyer, électricité, eau, gaz, téléphone et internet).

Notre conseil : Vous pouvez vous faire payer par la société 20% à 30% du loyer de votre domicile si votre siège social se situe au niveau de votre domicile. Cependant, si la société vous verse une indemnité pour le loyer, il faudra déclarer ce montant en tant que revenu foncier sur votre déclaration de revenus personnelle.

Les frais liés au véhicule.

Si le véhicule appartient à la société, tous les frais associés, tels que le carburant, l’assurance et l’entretien, sont directement pris en charge par la société.
Si le véhicule appartient au dirigeant ou au salarié, les utilisateurs de véhicules personnels perçoivent des indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels, en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du taux de remboursement (https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686)

Notre conseil : Les indemnités kilométriques sont intéressantes financièrement si vous détenez le véhicule à titre personnel. Cependant, si vous souhaitez que les frais de carburant, réparation du véhicule ainsi que l’assurance passent sur le compte de l’entreprise, le véhicule doit être au nom de l’entreprise.

Les pièces comptables

Le formalisme des factures

Un formalisme des factures est essentiel dans le cadre des transactions commerciales. Lors de l’établissement d’une facture à un client, les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître sur la facture :

Date d’émission de la facture.
Nom de la société, forme sociale (SA, SAS, SASU, SARL, EURL…) et montant du capital social.
Adresse du siège social de la société.
Numéro de TVA intracommunautaire de la société.
Numéro SIREN et RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) dans lequel la société est immatriculée.
Adresse et nom du client.
Numéro de TVA intracommunautaire du client (si dans un autre pays de l’Union Européenne, sauf pour les factures d’un montant inférieur à 150 €).
Numéro de la facture (unique et suivant une séquence).
Date de livraison du bien ou du service.

Description des biens ou services vendus et quantités vendues.
Prix hors taxes (HT) de chaque bien ou service vendu.
Total HT, total TVA et total TTC.
Réductions et majorations de prix éventuelles.
Date à laquelle le règlement doit intervenir.
Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.
Taux de pénalité en cas de retard de paiement et montant de l’indemnité forfaitaire (fixée à 40 € par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012).

Notre conseil : Soyez vigilent dans le formalisme de vos factures et de vos conditions générales de vente car vous serez protégé en cas litige.

L’outil de facturation et les autres outils de travail

Vous venez de créer votre société, vous aurez besoin d’un certain nombre d’outils pour gérer et développer votre entreprise :

Un outil de facturation pour facturer vos clients.
Un outil pour le suivi de la comptabilité de votre entreprise. En effet, même si vous confiez votre comptabilité à un expert-comptable, la tenue comptable est collaborative entre vous et votre cabinet comptable.
Un CRM pour la gestion de vos clients.
Des outils pour le développement de votre entreprise et le marketing.

Notre conseil : nous vous conseillons de choisir un bon CRM pour le suivi de vos clients et de vos projets, il vous aidera aussi dans le développement de votre entreprise.

L’encaissement des créances

Les contrats de vente de votre entreprise, les devis, les factures sont un outil commercial, mais également un outil juridique pour le recouvrement de vos créances. Ces documents vous protègent en cas de difficultés à encaisser des créances. Voici les informations importantes :

Délais de paiement : Les factures de vente spécifient les pénalités de retard et les frais de recouvrement applicables. Ces dispositions visent à garantir des pratiques de paiement rapides et transparentes entre les parties contractantes.
Pénalités de Retard : Les conditions générales de vente détaillent les modalités d’application des pénalités en cas de retard de paiement. La loi prévoit un taux maximal (10,00 %) et un taux minimal qui est fonction des taux habituellement observés sur le marché. Les pénalités s’appliquent sur le montant TTC et ne sont pas assujetties à la TVA.
Frais de Recouvrement : En cas de retard de paiement pour les activités relevant du code de commerce, une indemnité forfaitaire de 40 € peut être prévue pour compenser les frais de recouvrement. Cette indemnité s’ajoute aux pénalités de retard, mais elle ne fait pas partie du calcul de ces pénalités. Les frais de recouvrement ne sont pas soumis à la TVA.

Notre conseil : Nous vous conseillons de vous rapprocher d’un avocat pour vous aider à rédiger les conditions de vente.

La conservation des documents dans l’entreprise

Vous allez conserver les pièces comptables de votre entreprise pendant 10 ans conformément à la réglementation.

Notre conseil : Nous vous conseillons d’avoir un dossier informatique avec toutes les pièces comptables, et d’archiver les documents papier pendant toute la durée légale. Vous en aurez éventuellement besoin en cas de contrôle fiscal.

Les délais de paiement

Les délais de paiement entre professionnels sont soumis à une réglementation afin de promouvoir des pratiques commerciales équitables, justes et pérennes pour toute la chaine économique. En l’absence d’indications contraires dans les conditions générales de vente, le délai de règlement est fixé au 30ème jour suivant l’exécution de la prestation ou la réception de la marchandise.

Les parties ont la possibilité de prévoir des délais de paiement dans les CGV, ces délais doivent être conformes à la loi et ne pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à partir de la date de facturation. Des dérogations spécifiques existent néanmoins.

Des dérogations existent pour les produits alimentaires et des accords spécifiques au niveau de certains secteurs économiques.

Notre conseil : Nous vous conseillons de bien respecter les délais de paiement car la loi prévoit une amende de 75000€ en cas de retards de paiement répétés. Nous vous conseillons de mentionner les conditions de règlement sur vos factures.

La gestion fiscale

Les principales échéances fiscales

Vous allez recevoir un Mémento fiscal lors de la création de votre entreprise, qui va vous indiquer les principales options fiscales et les principaux numéros de votre entreprise comme le numéro de TVA intracommunautaire. Votre expert-comptable peut vous fournir ces informations si besoin.

Les principales échéances fiscales pour une entreprise sont la liasse fiscale (la déclaration des bénéfices), la TVA, l’impôt sur les sociétés (IS), la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) et la Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE).

TVA : Les échéances de paiement de la TVA dépendent du régime fiscal de votre entreprise. Elles peuvent être mensuelles, trimestrielles ou semestrielles (mi-juin et mi-décembre), avec des dates spécifiques pour chaque échéance.
Impôt sur les Sociétés (IS) : L’impôt sur les sociétés est lié au résultat réalisé par l’entreprise.

En cas de déficit, l’impôt n’est pas dû.
En cas de bénéfice, l’impôt est dû, payé par des acomptes trimestriels à des dates régulières et une régularisation de l’impôt en fin d’année.

Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) : La CFE est due sur le parc immobilier utilisé par l’entreprise, elle est versée avant le 15 décembre de chaque année. Si le montant annuel de la CFE dépasse 3 000 €, un acompte doit être payé avant le 15 juin.
Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) : La CVAE est due sur la valeur ajoutée produite par l’entreprise si le chiffre d’affaires dépasse 500 000 € HT. Des acomptes peuvent être requis avant le 15 juin et le 15 septembre, si le montant annuel de la CVAE dépasse 3 000 €.

Notre conseil : Notre cabinet comptable se charge des déclarations fiscales de votre entreprise. Nous vous conseillons de transmettre les documents comptables tous les mois pour garantir le respect des échéances fiscales.

Déclarations fiscales en cas d’opérations à l’international

Certaines opérations peuvent être facturées sans TVA, les factures de vente vont comporter des mentions spécifiques en fonction de la nature du vendeur, de l’acheteur ou de l’opération elle-même.

Les ventes exonérées de TVA en France :

Non assujetti à TVA ou en franchise => « TVA non applicable : article 293 B du CGI» (auto-entrepreneur par exemple).
Sous-traitance dans le bâtiment => Mention « autoliquidation ».

Les ventes intracommunautaires (vers un pays de l’Union Européenne) : Il convient de préciser le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et du client sur la facture.

Vente intracommunautaire de biens => « Exonération de la TVA : article 262 ter I du Code général des impôts ».
Vente Intracommunautaire de service (à un pays de l’UE) =>Exonération de TVA : 194 ou 196 de la directive 2006/112CE.

Les ventes à l’export (hors Union européenne) :

Les ventes à l’export de biens (hors UE) => « Exonération de TVA : article 262-ter 1 du Code général des impôts ou article 146 de la directive2006/112/CE ».
Les ventes à l’export de service (Hors Union Européenne) => « Exonération de TVA : article 259A ou 259B du Code général des impôts ».

Notre conseil : Les opérations à l’international sont exonérées de TVA. Nous vous conseillons de bien respecter le formalisme des factures pour bénéficier de l’exonération de la TVA.

Déclarations d’échanges de biens et de services (DEB / DES)

Si vous êtes engagé dans des transactions commerciales de biens et de services avec d’autres pays de l’Union européenne (UE), votre entreprise va déclarer une Déclaration d’Échange de Biens (DEB) ou une Déclaration d’Échange de Services (DES) selon le cas.

Les déclarations se font sur le site des douanes https://portailpro.gouv.fr/ms/enrolement?id-copro=dgddi

Notre conseil : Ces déclarations sont gérées par votre expert-comptable. Vous pouvez aussi contacter notre cabinet

La gestion sociale

La gestion du personnel

La gestion des ressources humaines du personnel est fondamentale, elle revient à mettre en place des pratiques et une politique pour une gestion efficace afin de maximiser le potentiel des ressources humaines.

Nous vous conseillons de tenir un dossier individuel confidentiel pour chaque salarié, avec les documents suivants :

Contrat de travail signé par les deux parties.
DPAE (Déclaration préalable à l’embauche).
Copies de la pièce d’identité, de la carte vitale, du titre de séjour.
CV, diplômes, permis de conduire.
Fiche d’aptitude de la médecine du travail (consultez la médecine du travail pour déterminer la périodicité des visites médicales nécessaires).
Les fiches de paie.
Les arrêts de travail.
Correspondances avec les salariés.
Lettres de licenciement, de démission, de rupture conventionnelle, et tous les documents liés à la rupture du contrat de travail (convocations, courriers, accusés de réception).
Le solde de tout compte.

Vous devez également tenir un registre du personnel, et suivre vos obligations en matière de Conseil économique et social (Représentants du personnel). Si vous recrutez des salariés étrangers, il convient de suivre une procédure avec la préfecture de votre siège social.

Notre conseil : Nous vous conseillons de conserver les documents liés aux ressources humaines pendant une durée de 5 ans. Les bulletins de paie numériques de ses employés seront conservés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.

Les principales échéances sociales

Les échéances sociales jouent un rôle important dans la gestion de votre entreprise, particulièrement en ce qui concerne les salariés et le statut de travailleur non salarié (TNS) du gérant.

A l’embauche :

Chaque nouvelle embauche est déclarée à l’URSSAF grâce à la DPAE.
Les bulletins de salaires sont préparés tous les mois et remis aux salariés, les salaires sont réglés tous les mois dans des délais raisonnables.
Les charges sociales sont déclarées à l’URSSAF et aux caisses sociales tous les mois au moyen de la DSN.
Pour un effectif inférieur ou égal à 9 salariés, le règlement des cotisations sociales aux organismes sociaux (Urssaf, caisse de retraite, mutuelle, etc.) s’effectue trimestriellement.
Au-delà de 9 salariés, les cotisations sociales à l’Urssaf sont mensuelles, les cotisations dues aux autres organismes sociaux sont réglées trimestriellement.

Notre conseil : Nous vous conseillons de confier la gestion sociale de votre entreprise à un cabinet comptable, qui va s’engager à vos côtés pour une gestion efficace.

https://www.advyse.fr/prendre-rdv

Gérant en tant que TNS (Travailleur Non Salarié) :

Les salaires pris par le gérant sont déclarés à Urssaf des Indépendants.
L’URSSAF des Indépendants établit un échéancier annuel des cotisations sociales du dirigeant.

Nous vous conseillons d’opter pour le prélèvement automatique des cotisations sociales du dirigeant.

Notre conseil : La fonction de dirigeant TNS et de président de SAS ne vous permet pas d’être couvert correctement pour le chômage. Si le dirigeant souhaite être couvert, il faudra se tourner vers des assurances spécifiques pour la perte d’emploi dont la GSC et APPI (rapprochez-vous de Pôle Emploi).

La caisse et les paiements en espèces

L’utilisation d’une caisse

Depuis le 1er janvier 2018, les sociétés utilisant une caisse doivent être équipées d’un système de caisse sécurisé, inaliénable et certifié pour lutter contre la fraude. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes importantes (7 500 € par système de caisse non certifié).

Nos conseils pour une bonne gestion de la caisse :

Inventaire à la clôture de l’exercice : Effectuer un inventaire de la caisse quotidien. Il s’agit de compter précisément les espèces présentes dans la caisse et de le rapprocher avec le solde théorique de la caisse.
Signature et tamponnage de l’inventaire : Vous validez l’inventaire de la caisse.
Transmission à votre cabinet comptable : Vous transmettez l’inventaire de la caisse de fin d’année à votre cabinet comptable pour le bilan de fin d’année.

Les paiements en espèces

Les paiements en espèces sont strictement encadrés, avec des plafonds définis et des obligations de déclaration spécifiques. Il est fortement recommandé d’éviter ce mode de paiement.

Plafond des paiements en espèces : Depuis le 1er septembre 2015, les paiements en espèces envers un professionnel sont autorisés à hauteur de 1 000 € (ou 15 000 € si le domicile fiscal est à l’étranger). En cas d’infraction à cette règle, une amende de 5% du montant en violation de cette limite peut être appliquée. Les salaires en espèces peuvent atteindre 1 500 € par mois, et les transactions immobilières ne doivent pas dépasser 10 000 €.
Paiements en espèces obligatoires : Les professionnels ne peuvent pas refuser un paiement en espèces respectant les plafonds.
Obligation de faire l’appoint : Lors d’un paiement en espèces, l’acheteur doit faire l’appoint, sinon le créancier peut refuser le paiement en espèces.

Notre conseil : A partir du 1er janvier 2018, les sociétés doivent être munies d’un système de caisse sécurisé, inaliénable et certifié afin de lutter contre la fraude. Le manquement à cette obligation peut entrainer une amende de 7 500 € par système de caisse non certifié.

La gestion des stocks

Si votre activité nécessite la présence d’un stock (marchandises ou matières premières par exemple), vous pensez à mettre en place un outil de gestion des stocks de type ERP afin de garantir l’exhaustivité de votre société.

Pour le bilan de fin d’année, le stock est compté (au 31/12 par exemple si votre bilan clôture le 31/12). Il conviendra de relever pour chaque article la quantité en stock, le prix unitaire d’achat hors taxes, la valorisation pour chaque article (quantité x prix unitaire HT), et la valorisation totale du stock. Ce stock devra être signé par le dirigeant, tamponné avec le cachet de l’entreprise, puis envoyé au cabinet comptable. Ce document sera indispensable afin d’établir le bilan de la société. Il sera rapproché du stock théorique tenu par l’outil informatique et des écarts de stocks seront passés en comptabilité pour constater le stock réel.

Notre conseil : N’hésitez pas prendre contact avec votre cabinet comptable qui pourra vous proposer un tableau afin de calculer la valeur de votre stock.

Nos conseils pour être un bon gestionnaire et garantir la pérennité de votre entreprise.

La gestion d’entreprise n’est pas simple, vous serez confronté à de nombreuses parties prenantes et à des problématiques au quotidien. En synthèse voici nos principales recommandations :

- Le capital social versé par les associés ne peut pas être récupéré. Le capital servira à régler les dépenses de la société.
- La société ne peut pas prêter de l’argent à un associé personne physique. C’est interdit, et c’est un abus de bien social.
- Seuls les associés et établissements bancaires peuvent prêter de l’argent à la société, une personne tierce ne peut pas le faire.
- Les dépenses prises en charges par la société doivent être justifiées par une facture notamment, elles sont liées à l’activité de la société, et sont engagées dans son intérêt.
- Les opérations bancaires entrantes ou sortantes du compte bancaire de la société doivent être validées par un justificatif, une facture dans la plupart des cas.
- Les pièces comptables sont des factures, des appels de fonds, etc. Les tickets de carte bleue (exception faite des tickets de stations essence faisant apparaître les montants HT, TVA et TTC), les bons de commandes, les devis, les factures proforma et les bons de livraison, ne sont pas admis comme justificatif par les impôts en cas de contrôle fiscal.
- Les factures professionnelles doivent être au nom de la société (et non à celui du dirigeant).

Les sommes versées aux associés ou au dirigeant doivent être justifiées, elles prennent la forme de salaires, remboursement de frais, dividendes, etc.

Avant de pouvoir vous verser des dividendes, des formalités juridiques doivent être effectuées.
Il est fortement conseillé de conserver tous les justificatifs originaux (factures, contrats, déclarations…) pendant 10 ans.
Les sociétés se doivent de tenir un registre d’assemblées, et les SA, SAS et SASU un registre des mouvements de titres, à conserver au siège social de la société

Notre priorité reste la concrétisation de votre projet et sa réussite. Aussi, ne restez pas isolé et choisissez des conseils et des professionnels pour vous accompagner.

Pour plus d’informations ou prise de rendez-vous, vous pouvez consulter nos expertises sur notre site internet www.advyse.fr/expertise/

Vous pouvez également prendre RDV avec nous à partir de notre site internet https://www.advyse.fr/prendre-rdv