L’entrepreneur ou le dirigeant d’une entreprise sont souvent amenés à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de l’exercice de leur activité. Ces déplacements sont liés aux trajets domicile et lieu de travail ou liés aux déplacements professionnels durant les heures de travail engendrent des frais. Il s’agit des frais de déplacement.
Les frais de déplacement englobent les différentes dépenses réalisées pour des raisons professionnelles. Cela concerne principalement des frais liés à l’hébergement et au transport, ainsi que l’ensemble des dépenses effectuées dans le cadre du respect des obligations professionnelles : frais postaux, téléphone…
Ces frais de déplacement peuvent être remboursés ou être déduits du résultat fiscal de la société. C’est-à-dire passer sur le compte de la société sous certaines conditions.
Votre expert-comptable reste votre principal conseil en matière de comptabilité et fiscalité dans le cadre de votre activité entrepreneuriale. Consultez-le pour lui demander conseil sur ce sujet. Pour être éligible au remboursement, vous devez respectez des conditions de forme et de fond.
Qu’est-ce qu’un frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont l’ensemble des dépenses liées à des déplacements professionnels par un dirigeant, un entrepreneur ou un salarié pour le compte ou l’intérêt de son entreprise.
Ces frais de déplacement ne prennent en compte ni la distance du trajet ni le temps de trajet ou du voyage. Ils peuvent être liés à un déplacement court ou long ainsi qu’à un voyage d’un ou plusieurs jours :
- un déplacement de courte durée à proximité du lieu de travail, ou
- un grand déplacement comme un voyage de plusieurs jours à l’étranger (voyage d’affaires).
On parle de grands déplacements lorsque le professionnel se retrouve dans l’impossibilité de retourner chaque jour à son domicile du fait d’une mission professionnelle qui l’éloigne de sa résidence. C’est-à-dire que le trajet est effectué sur une grande distance (à plus d’1 h 30 de route en transport en commun ou à plus de 50 km du domicile). Les grands déplacements incluent donc les voyages professionnels en outre-mer ou à l’étranger. Ce déplacement oblige ainsi à effectuer des dépenses supplémentaires de logement et de nourriture.
Bon à savoir : Un déplacement professionnel à l’étranger est limité à moins de 180 jours par an et moins de 90 jours consécutifs (trois mois).
Pour qu’un déplacement soit considéré comme déplacement réalisé pour le compte d’une entreprise, il ne doit en aucun cas toucher à la vie privée du dirigeant ou du salarié.
Qu’est-ce qui est inclus dans les frais de déplacement ?
En général, on a deux types de frais de déplacement, ceux liés au déplacement lui-même ainsi que les frais de transport.
Les dépenses liées au déplacement sont réalisées dans le cadre d’une activité professionnelle, inclus dans les frais de déplacement : les frais d’hébergement, la prime de panier, les frais de restaurant, les frais de taxis.
Les frais de transport regroupent les dépenses engagées par l’employé ou le dirigeant pour effectuer les déplacements dans le cadre ses missions professionnelles : les titres de transport, les frais ou indemnités kilométriques, les frais de parking, les frais de carburant, les frais de taxis, les frais de location de voiture, les frais de péage, les frais d’assurance.
L’employeur doit obligatoirement rembourser les frais de déplacement dans le cadre de ses missions professionnelles, dans certaines conditions et dans la limite des dépenses nécessaires.
Comment rembourser ou passer les frais de déplacement sur le compte de la société ?
Les frais de déplacement engagés dans le cadre de ses activités professionnelles peuvent faire l’objet d’un remboursement intégral. Ils sont déductibles des résultats de la société.
Pour ce faire, le collaborateur établit une note de frais à valider par son N+1. Cette dernière doit obéir à un certain nombre de règles concernant les dépenses lorsqu’il engage les frais professionnels. La note de frais est un document indispensable au remboursement des dépenses effectuées. Une fois validée par le responsable, elle est envoyée au service comptabilité, accompagnée d’un certain nombre de justificatifs. Sans la note de frais, rien n’oblige l’entreprise à rembourser.
Pour toute dépense de restauration notifiée sur la note de frais, le justificatif doit comporter le lieu et la date, la facture. Doivent également indiquer le nom de chacun des invités et le motif de leur invitation.
Pour les coûts de transport, la note de frais doit comporter : le motif précis du déplacement, la date et le lieu. Doit être aussi joint le justificatif d’achat de billets.
En cas d’utilisation de véhicule personnel, on parle d’indemnités kilométriques. La note de frais joint du certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour la mission doit préciser : la date et le lieu, le motif du déplacement et le kilométrage total effectué, et la puissance fiscale du véhicule.
Comment calculer les déplacements professionnels ?
Le service ressources humaines est chargé d’effectuer le calcul des frais de déplacement professionnel au sein d’une entreprise.
Pour ce faire, plusieurs critères doivent être pris en considération.
La prise en compte du lieu de déplacement
Le montant des indemnités perçues par le collaborateur dépend du lieu de déplacement ou de la distance parcourue.
Des déplacements effectués sur de petites distances (en métropole) n’empêchent pas de rentrer le collaborateur chez lui à la fin de la journée de travail. Le professionnel peut se faire alors rembourser les frais de transport et de repas.
S’il s’agit d’un grand déplacement, l’entreprise se doit de rembourser les frais d’hébergement et de restauration. Le remboursement est effectué sur la base d’une indemnité de grand déplacement.
Dans les deux cas, le remboursement peut être effectué au titre des frais réels ou au forfait.
Les indemnités kilométriques
Un professionnel peut utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, vélomoteurs et scooters) dans le cadre de ses déplacements professionnels. Le calcul des frais de déplacement est réalisé sur la base du barème de l’Urssaf. Ce barème en matière d’indemnités kilométriques est établi chaque année par l’administration fiscale. Le barème kilométrique de l’Urssaf prend en compte les frais d’entretien, les frais de l’assurance, les frais de carburant…
Bon à savoir : Le calcul du montant des indemnités kilométriques prend en compte la puissance fiscale du véhicule utilisé et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel au cours de l’année.
Les frais de transport
Le calcul des frais de déplacement nécessite le regroupement de tous les coûts de transport effectués dans le cadre de la mission professionnelle, hormis le trajet domicile et travail. Ces frais comprennent : les frais de stationnement, le péage, la location de véhicule, les billets et titres de transport, la location de véhicule et les frais de taxi…
Les frais d’hébergement et de repas
Les frais de repas et d’hébergement sont remboursés au forfait sur la base des barèmes de l’Urssaf, si le remboursement des frais de déplacement professionnel n’est pas fait au réel.
Le calcul des frais d’hébergement et de repas différent s’il s’agit de petit ou de grand déplacement.
Pour les petits déplacements, le remboursement des frais de repas donne droit à une prime de panier au dirigeant, entrepreneur ou salarié ou au dirigeant dans la limite de :
- 9,90 € s’il n’a pas besoin de prendre son repas dans un restaurant,
- 20,20 € s’il est contraint de prendre son repas dans un restaurant.
Pour les grands déplacements en France métropolitaine, le remboursement des frais de repas et de logement sont effectués dans la limite de :
- 20,20 € pour les 3 premiers mois de déplacement pour le repas, 72,50 € pour un logement dans les départements 75, 92, 93, 94 et 53,80 € pour un logement dans les autres départements,
- 17,20 € entre 3 mois et 24 mois de déplacement pour le repas, 61,60 € pour un logement dans les départements 75, 92, 93, 94 et 45,70 pour un logement dans les autres départements,
- 14,10 € pour plus de 24 mois de déplacement pour le repas, 50,80 € pour un logement dans les départements 75, 92, 93, 94 et 37,70 € pour un logement dans les autres départements.
Pour les grands déplacements en Outre-mer, le remboursement des frais de repas et de logement sont effectués dans la limite de :
17,50 € pour les frais de repas, et 70 € pour un logement à Guadeloupe, la Réunion, en Martinique, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Guyane.
21 € pour les frais de repas, et 90 € pour un logement en Polynésie française, à Wallis-et-Futuna, en Nouvelle-Calédonie.
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