Simulateur
Note de Frais
Calculez précisément le montant total de votre note de frais professionnels : indemnités kilométriques selon le barème fiscal officiel, frais de repas, hébergement, transports et autres dépenses. Un outil utile aux salariés, dirigeants et indépendants pour préparer et justifier leurs remboursements.
- Barème kilométrique officiel 2026
- Plafond URSSAF repas intégré
- Détail par catégorie de frais
- Répartition visuelle instantanée
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Résumé — Note de frais en bref
Indemnités kilométriques
- Calculées selon la puissance fiscale et le kilométrage
- Exonérées de cotisations dans la limite du barème
- Majoration de 20% pour les véhicules électriques
Frais de repas
- Remboursés sur justificatifs au réel
- Plafond URSSAF 2026 : 20,70 € par repas hors domicile
- Au-delà, la part excédentaire est réintégrée
Autres frais
- Hébergement, transports et péages sur justificatifs
- Aucun plafond légal sauf abus manifeste
- Déductibles du résultat de la société si justifiés
Simulateur - Note de Frais
🚗 Indemnités kilométriques
🍽️ Frais de repas
🏨 Hébergement & transports
Total note de frais
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Indemn. km
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Repas
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Hébergement
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Transports
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Autres
📊 Répartition des frais
📋 Détail du calcul
Définition et types de frais professionnels
La note de frais regroupe l’ensemble des dépenses professionnelles engagées par un salarié ou un dirigeant dans le cadre de son activité, et dont il demande le remboursement à son employeur ou à sa société. Ces frais peuvent prendre plusieurs formes : indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal publié chaque année par l’administration, frais de repas au réel ou sur la base de forfaits, frais d’hébergement sur justificatifs, billets de transport, péages, stationnement, ou encore frais de représentation. Les sommes remboursées dans la limite du barème officiel sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu pour le bénéficiaire.
Calcul des indemnités kilométriques selon le barème 2026
Le barème kilométrique 2026 s’applique aux véhicules personnels utilisés à titre professionnel. La formule de calcul varie selon le kilométrage annuel et la puissance fiscale du véhicule : jusqu’à 5 000 km, au-delà et jusqu’à 20 000 km (avec une part fixe ajoutée), et au-delà de 20 000 km. Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20% par rapport au barème standard.
Plafonds, justificatifs et cas particuliers
Toute dépense professionnelle doit être justifiée par une facture ou un ticket précisant la date, le montant, la nature et l’objet professionnel de la dépense. En 2026, le plafond de remboursement exonéré de cotisations pour un repas hors domicile est fixé à 20,70 €. Les frais remboursés par une société à son dirigeant sont déductibles du résultat à condition d’être justifiés et engagés dans l’intérêt de l’entreprise. En cas de contrôle URSSAF, les notes de frais doivent être conservées 3 à 5 ans avec l’ensemble des justificatifs.
Un exemple concret
Commercial · Voiture 5 CV
8 000 km professionnels sur l'année
Tranche applicable : 5 001 à 20 000 km
Indemnité kilométrique annuelle
4 251 €
(8 000 × 0,357) + 1 395 = 4 251 €
Note de frais mensuelle : 623 € tous justifiés
Indemnités kilométriques
4 251 € / an
8 000 km × 0,357 = 2 856 €
+ Part fixe tranche 5 CV : 1 395 €
Total : 4 251 € / an
Note de frais mensuelle
623 €
Indemnités km : 350 €
Repas d’affaires (5 × 17 €) : 85 €
Hébergement : 120 € · Transports : 68 €
Total : 623 €
Conformité
100% dans les plafonds
Tous les frais sont dans les plafonds URSSAF
Justificatifs à conserver 3 à 5 ans
Exonération totale de cotisations
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Une note de frais bien préparée évite les redressements URSSAF et optimise la déduction fiscale de vos dépenses professionnelles. Simulez votre situation et faites-vous accompagner par un expert Advyse.
Bons à savoir avant d'utiliser
le simulateur
- Les indemnités kilométriques remboursées dans la limite du barème fiscal sont exonérées de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu pour le bénéficiaire.
- Le kilométrage à retenir est celui effectivement parcouru à titre professionnel, hors trajets domicile-travail habituels (sauf cas particuliers).
- En cas de contrôle URSSAF, les notes de frais doivent être conservées 3 ans (5 ans en matière fiscale) avec l'ensemble des justificatifs correspondants.
- Un salarié peut opter pour la déduction de ses frais réels dans sa déclaration d'impôt, en remplacement de l'abattement forfaitaire de 10%, si ses frais réels dépassent ce forfait.
- Les trajets entre le domicile et un autre lieu de travail que le lieu habituel (chantier, client) sont considérés comme des déplacements professionnels remboursables.
- Ce simulateur applique le barème kilométrique 2026 indicatif. Vérifiez les valeurs officielles sur impots.gouv.fr avant toute déclaration.
