La gestion des notes de frais est souvent très complexe et chronophage pour les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité : justificatifs qui traînent, remboursements en retard, erreurs de saisie, fichiers Excel sans fin… Or, pendant ce temps-là, votre comptabilité prend du retard.
Bonne nouvelle, Pennylane change complètement la donne. Avec une interface fluide, des automatismes puissants et une vision centralisée de vos finances, Pennylane est un logiciel capable de transformer toutes les tâches comptables chronophages en un processus simple, rapide et sécurisé.
Notre article a justement été pensé pour vous expliquer la manière dont Pennylane vous permet de gérer vos notes de frais sans stress et sans erreur, depuis la saisie jusqu’à l’intégration comptable. Peu importe que vous soyez dirigeant, manager ou collaborateur, vous allez vite comprendre pourquoi passer par Pennylane, c’est gagner du temps… et de l’argent.
Comprendre la définition des notes de frais
Les notes de frais sont des documents justificatifs permettant aux employés d’être remboursés des dépenses professionnelles qu’ils ont avancées personnellement. Ces dépenses peuvent donc inclure aussi bien des frais de déplacement, de restauration, d’hébergement que d’achat de matériel nécessaire à l’activité professionnelle.
Une gestion efficace des notes de frais est donc absolument indispensable pour assurer une comptabilité précise mais également pour maintenir une transparence financière au sein de l’entreprise.
Le rôle de l’employeur dans la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais ne s’improvise pas. C’est à l’employeur de poser un cadre clair sachant que tout commence par une politique interne bien définie : quels frais sont remboursables ? Quels plafonds par type de dépense ? Quels justificatifs sont obligatoires ? Cette transparence est toujours la base d’un processus sain, de manière à éviter les litiges ou les pratiques abusives.
Mais ce n’est pas tout. Le rôle de l’employeur, c’est aussi d’organiser une chaîne de validation fiable. Chaque note de frais doit donc d’abord passer entre les mains du manager direct, qui vérifie la légitimité des dépenses au regard des règles internes. Ensuite, la comptabilité prend le relais : contrôle des justificatifs, des montants, bonne affectation dans les comptes. Et dans certaines structures, un ultime feu vert du DAF est requis pour les montants importants ou les cas atypiques.
Bien entendu, pour que ce système tienne la route, il faut des outils collaboratifs adaptés. Une plateforme comme Pennylane permet d’automatiser la collecte, de suivre en temps réel les validations et d’intégrer directement les données en comptabilité. Résultat : moins d’erreurs, moins d’allers-retours, plus de clarté pour tout le monde.
Former les collaborateurs aux procédures, fluidifier les étapes, responsabiliser chaque maillon de la chaîne : c’est comme ça qu’un employeur transforme une tâche pénible en routine efficace. Et qu’il garde, au passage, ses finances sous contrôle.
Qu’est-ce que Pennylane ?
Pennylane est une plateforme française de gestion financière et comptable en ligne, conçue pour simplifier et automatiser les processus financiers des entreprises. Accessible en mode SaaS, elle offre une gamme complète de fonctionnalités, allant de la gestion des factures et des paiements à la comptabilité analytique, en passant par la gestion des notes de frais.
Ainsi, grâce à son interface intuitive et à ses intégrations avec divers services tiers, Pennylane permet aux entreprises de centraliser leurs données financières et d’obtenir une visibilité en temps réel sur leur situation comptable.
Comment fonctionne le logiciel de gestion de notes de frais Pennylane ?
Pennylane facilite la gestion des notes de frais en offrant une solution comptable dématérialisée et automatisée. C’est aussi simple que cela. Les employés peuvent ainsi soumettre leurs dépenses en téléchargeant simplement les justificatifs via l’application mobile ou l’interface web.
Le logiciel utilise une technologie de reconnaissance intelligente pour extraire automatiquement les informations pertinentes, réduisant ainsi les erreurs de saisie.
Les managers peuvent ensuite valider ou refuser les notes de frais en quelques clics, et les remboursements peuvent être effectués directement depuis la plateforme.
Pennylane : Avantages et Inconvénients
Avantage n°1 : Centralisation des finances sur une seule plateforme
Pennylane offre une solution tout-en-un qui regroupe l’ensemble des opérations financières de l’entreprise. En intégrant la gestion des notes de frais, des factures, des paiements et de la comptabilité au sein d’une seule interface, elle élimine ainsi totalement le besoin de jongler entre différents logiciels.
L’intérêt d’une telle centralisation ? Faciliter le suivi des finances, améliorer la cohérence des données et réduire les risques d’erreurs liés à la multiplication des outils, le tout grâce à un seul logiciel comptable !
Avantage n°2 : Automatisation et gain de temps dans la gestion des notes de frais
Grâce à sa technologie de reconnaissance intelligente, Pennylane automatise la saisie des informations à partir des justificatifs téléchargés. Les employés n’ont donc plus besoin de remplir manuellement les détails de chaque dépense, ce qui accélère le processus et minimise les erreurs.
Autre point fort de Pennylane en la matière : ses workflows de validation personnalisables, lesquels permettent d’approuver rapidement les notes de frais et de réduire significativement les délais de remboursement, ce qui vient alors alléger la charge administrative de l’entreprise.
Avantage n°3 : Suivi en temps réel des dépenses de l’équipe
Pennylane offre une visibilité immédiate sur les dépenses engagées par les collaborateurs. Les managers peuvent surveiller en temps réel les notes de frais soumises, validées ou en attente, ce qui facilite le contrôle budgétaire et permet d’identifier rapidement les éventuels dépassements ou anomalies.
Avantage n°4 : Intégration fluide avec la comptabilité
En connectant directement la gestion des notes de frais à la comptabilité de l’entreprise, Pennylane assure de plus une synchronisation automatique des données financières.
Résultat : les écritures comptables sont générées sans intervention manuelle ! Les éventuels risques d’erreurs humaines sont donc totalement évités, et il y a une réelle garantie de conformité aux normes comptables, avec en bonus un accès à des données précises et à jour.
Inconvénient n°1 : Nécessité d’une adaptation initiale au nouvel outil
Il faut tout de même relever que l’implémentation de Pennylane peut nécessiter une période d’adaptation pour les équipes habituées à d’autres systèmes ou à des processus manuels. Notre conseil est donc simple : prévoyez une formation pour assurer une transition en douceur et permettre à vos employés d’exploiter le plein potentiel des fonctionnalités offertes par la plateforme.
Inconvénient n°2 : Dépendance à une connexion internet stable
Étant une solution en ligne, Pennylane requiert forcément une connexion internet fiable pour fonctionner de manière optimale. Même si cela peut paraître anodin, les entreprises situées dans des zones avec une connectivité limitée pourraient pour leur part rencontrer des difficultés d’accès, ce qui pourrait impacter la gestion en temps réel des notes de frais et autres opérations financières.
Inconvénient n°3 : Coût de l’abonnement
Enfin, l’utilisation de Pennylane passe par la souscription d’un abonnement mensuel. Les petites entreprises ou les startups avec des budgets limités devront ainsi évaluer si les gains en efficacité et en précision justifient cette dépense supplémentaire !
Créer et soumettre une note de frais sur Pennylane : Guide étape par étape
Étape n°1 : Accéder au module « Notes de frais »
Après vous être connecté à votre espace Pennylane, dirigez-vous vers le menu « Achats » situé dans la barre latérale gauche. Cliquez ensuite sur le sous-menu « Notes de frais » pour accéder à l’interface dédiée à la gestion des dépenses professionnelles.
Étape n°2 : Rassembler et numériser vos justificatifs
Avant de créer une nouvelle note de frais, assurez-vous de disposer de tous les justificatifs correspondants à vos dépenses (factures, reçus, tickets). Pennylane vous permet de numériser ces documents directement via son application mobile ou en les téléchargeant depuis votre ordinateur, garantissant ainsi une conservation numérique sécurisée et facilement accessible.
Étape n°3 : Créer une nouvelle note de frais
Dans le module « Notes de frais », cliquez sur le bouton « Nouvelle note de frais ». Remplissez les champs requis tels que la date de la dépense, le montant TTC, la catégorie de dépense (repas, transport, hébergement, etc.) et ajoutez une description ou un commentaire si nécessaire. Joignez ensuite le justificatif numérisé correspondant.
Étape n°4 : Soumettre la note de frais pour validation
Une fois tous les champs complétés et le justificatif ajouté, cliquez sur « Soumettre » pour envoyer votre note de frais dans le circuit de validation prédéfini par votre entreprise. Vous pouvez suivre le statut de votre demande en temps réel depuis le tableau de bord de Pennylane.
Pourquoi et comment créer un circuit de validation des notes de frais sur Pennylane ?
Pennylane vous permet de configurer des circuits de validation personnalisés pour vos notes de frais, en fonction de vos besoins internes. Vous pouvez, par exemple, exiger une double validation pour les dépenses supérieures à 3 000 €, ou bien activer une validation automatique pour les notes inférieures à 500 €.
Voici les étapes à suivre pour configurer un circuit de validation dans Pennylane :
- Cliquez sur l’icône Paramètres.
- Accédez à Gestion de l’équipe.
- Ouvrez l’onglet Équipes, puis cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le nom de l’équipe et ajoutez les membres concernés.
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la section Circuit de validation, activez ou non la validation automatique.
- Sélectionnez le ou les approbateurs du premier niveau.
- Cliquez sur Ajouter un niveau de validation pour définir un second niveau.
- Ajoutez une condition de montant si nécessaire (ex. : à partir de 3 000 €).
- Répétez l’opération pour créer d’autres niveaux, avec ou sans condition.
- Terminez en cliquant sur Ajouter un circuit.
ADVYSE : Votre partenaire stratégique pour une gestion de vos notes de frais financiers optimisée avec Pennylane
Chez ADVYSE, nous comprenons que la gestion des notes de frais peut être un défi pour de nombreuses entreprises. C’est pourquoi nous vous accompagnons de A à Z dans l’implémentation de solutions innovantes comme Pennylane, adaptées à vos besoins spécifiques.
Notre expertise en gestion financière ainsi que notre connaissance approfondie des outils numériques nous permettent de vous proposer un accompagnement sur mesure pour :
- simplifier vos processus,
- renforcer le contrôle de vos dépenses, et
- améliorer la performance globale de votre entreprise.
Contactez-nous sans attendre pour découvrir comment ADVYSE peut rapidement transformer votre gestion financière et vous aider à exploiter les logiciels tout-en-un modernes tels que Pennylane.
Contactez-nous dès aujourd’hui !
FAQ sur la gestion des notes de frais avec Pennylane
Qui peut être approbateur ?
Tout utilisateur disposant d’un accès actif sur votre compte Pennylane peut être désigné comme approbateur. Il n’est pas obligatoire que ce soit le manager d’équipe : vous êtes libre d’attribuer ce rôle à la personne de votre choix.
Est-ce que les circuits de validation sont rétroactifs ?
Oui, les circuits de validation s’appliquent aussi aux demandes antérieures. Si vous configurez un circuit aujourd’hui, les notes de frais déjà créées seront automatiquement visibles par le nouvel approbateur. Idem si vous modifiez un approbateur ou la composition d’une équipe : la mise à jour s’applique aux demandes en cours.
Dois-je avoir un accès employé pour faire partie d’une équipe ?
Oui, pour intégrer une équipe de validation, l’utilisateur doit d’abord être ajouté à la liste des utilisateurs sur Pennylane. En lui attribuant le rôle “Employé”, il accède au module “Notes de frais” et peut ainsi soumettre des demandes. À noter : tous les rôles (gestionnaire, employé, comptable interne, admin) peuvent être intégrés à un circuit de validation.
Est-il possible de contourner un circuit de validation appliqué ?
Oui, mais uniquement si l’utilisateur possède un rôle avec des droits étendus, comme “Admin” ou “Comptable interne”. Ces profils peuvent intervenir à tout moment, même en dehors du circuit établi.
Est-il possible d’avoir plusieurs approbateurs ?
Absolument. Vous pouvez configurer plusieurs approbateurs selon deux logiques :
- L’un ou l’autre peut valider la note de frais (validation alternative),
- L’un puis l’autre doivent valider successivement (validation en cascade).
Est-ce qu’un utilisateur peut être dans deux équipes à la fois ?
Oui, un même utilisateur peut appartenir à plusieurs équipes. Lors de la soumission d’un justificatif, il devra simplement sélectionner l’équipe concernée. La note sera ensuite transmise à l’approbateur désigné pour cette équipe.
