Qu’est-ce qu’un PV d’Assemblée générale et pourquoi est-il essentiel pour votre entreprise ?
L’essentiel du PV d’assemblée générale d’entreprise
Dans la vie de votre entreprise, il y a de nombreux moments importants comme la création de l’entreprise, l’acquisition des premiers clients, le développement de l’entreprise, et les réunions entre les actionnaires en assemblée générale, etc. Ces moments essentiels de prise de décision et de communication interne sont formalisés à travers des documents juridiques comme le Procès-Verbal d’assemblée générale (PV d’assemblée générale). Le PV d’assemblée générale est un document important. Il consigne les délibérations, les décisions prises et les résolutions adoptées au sein de l’entreprise lors de réunions ordinaires et extraordinaires entre les associés.
Le PV d’assemblée générale ou procès-verbal d’assemblée générale est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un document essentiel qui constitue une preuve légale du déroulement des réunions ordinaires ou extraordinaires entre les actionnaires d’une société. Le PV d’assemblée générale sert de référence historique pour une entreprise. Il doit être rédigé de manière rigoureuse, en respectant les normes juridiques en vigueur dans le but d’assurer sa validité. Vous pouvez suivre un modèle de PV d’assemblée générale pour vous aider dans la rédaction de ce document.
Le PV d’Assemblée générale est un document, rédigé lors de chaque réunion d’assemblée générale, qui trace les décisions prises par les actionnaires ou les associés. Cette réunion rassemble les principaux acteurs de l’entreprise pour aborder des sujets importants. Il s’agit notamment des orientations stratégiques, des comptes annuels, des augmentations de capital, des nominations des dirigeants, et bien plus encore.
Les différents types d’assemblées générales
Il existe plusieurs formes d’assemblées générales (AG). Chacune a un contenu de PV spécifique en fonction de la forme juridique de la société, qu’il s’agisse d’une SARL, d’une SAS, d’une SA, d’une SNC ou d’une copropriété. On distingue :
- L’assemblée Générale Ordinaire (AGO) porte sur des décisions ne modifiant pas les statuts de l’entreprise. Il s’agit de l’approbation des comptes sociaux, de l’affectation du résultat comptable de l’exercice, du fait de donner quitus au dirigeant, etc.
- L’assemblée Générale Extraordinaire (AGE) porte sur des décisions impliquant des modifications statutaires, comme un changement de dirigeant, le changement de siège social, le changement de raison sociale, etc.
- L’assemblée Générale Mixte englobe à la fois les décisions de l’AGO et de l’AGE, comme une réunion des actionnaires qui prévoit l’approbation des comptes de l’exercice ainsi que le changement de dirigeant.
La tenue d’une assemblée générale annuelle (AGOA) est une obligation légale pour chaque entreprise. Le dirigeant ou le représentant de la société convoque les associés ou les actionnaires en vue de l’approbation des comptes sociaux de l’exercice dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable, soit au plus tard le 30 juin pour une société qui clôture ses comptes au 31 décembre.
Consultez notre guide complet sur l’assemblée générale.
Le PV d’Assemblée générale consigne les décisions prises lors de l’AGOA comme l’affectation du résultat, le versement des dividendes, etc. Il retranscrit les résultats d’une délibération ou les résolutions votées par les associés ou les actionnaires lors l’assemblée générale afin d’assurer l’information permanente de ces derniers. Il consigne également l’ensemble des discussions abordées lors de la réunion d’assemblée générale dans le but de contrôler la régularité de son déroulement.
Les experts-comptables du réseau de conseil et d’expertise comptable Advyse peuvent vous expliquer l’importance de ce type de document dans votre entreprise et vous aider dans la rédaction.
Quels sont les documents et informations clés à inclure dans un PV d’Assemblée générale pour une documentation complète ?
Un PV d’assemblée générale complet comprend des mentions obligatoires qui varient en fonction de la forme juridique de la société concernée et du type d’AG. Voici les informations qui doivent figurer sur un procès-verbal de qualité :
- L’identification de la société (la dénomination de la société, sa forme juridique, son siège et son capital social, le numéro SIREN ainsi que ses inscriptions au RCS, etc).
- Le type d’assemblée, le lieu et la date de sa tenue, l’ordre du jour, les résolutions soumises au vote de l’assemblée.
- Le résumé des débats s’il y a lieu et le résultat des votes.
- La feuille de présence qui mentionne l’ensemble des associés ou actionnaires présents ou représentés lors de l’assemblée.
- Les documents et rapports présentés à l’assemblée ;
- La signature et les paraphes du PV d’assemblée générale par le président de l’assemblée (et par le gérant ou le dirigeant de la société s’ils sont distincts) et de tous les actionnaires/associés ou les membres décisionnaires.
Retrouvez tous ces éléments dans notre modèle de PV d’assemblée générale téléchargeable ci-dessous. Vous pouvez également consulter notre article complet sur le contenu du procès-verbal.
Vous avez des questions sur le contenu des PV d’assemblée générale ? Vous pouvez contacter les experts-comptables et les juristes du réseau Advyse.
Qui est chargé de la rédaction du PV d’assemblée générale et quelles sont les exigences légales à respecter ?
La rédaction d’un PV d’assemblée générale revient aux instances de gouvernance de l’entreprise :
- le gérant pour la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale d’une SARL ; ou
- l’un des membres de l’organe exécutif pour la rédaction d’un PV d’assemblée générale d’un SAS.
Si une autre personne tient le rôle, comme le secrétaire général, elle doit être expressément nommée et compétente pour la mission. Cependant, la rédaction du procès-verbal peut être confiée à une autre personne expressément désignée à cet effet et jugée compétente pour la mission.
Le PV d’assemblée générale constitue un document légal qui dispose d’une force juridique, notamment devant le greffe ou le tribunal de commerce. Il relève des actes généralement appelés actes sous seing privé. Le PV d’assemblée générale est l’unique moyen d’enregistrer et de valider les décisions prises lors de l’assemblée. Il peut être utilisé comme preuve en cas de désaccord entre les parties.
Le non-respect des règles de rédaction du PV d’assemblée générale est susceptible d’entraîner des sanctions, y compris l’invalidité potentielle de la séance et de ses décisions. Nous vous conseillons en tant qu’entrepreneur ou dirigeant de suivre ce sujet avec soin. Le PV constitue une preuve juridique en cas de contentieux entre les actionnaires par exemple. Vous pouvez rédiger en interne les PV des assemblées générales de votre entreprise. Vous pouvez également confier cette tâche à votre expert-comptable ou à votre avocat qui sont deux professionnels compétents pour cette mission.
Les experts-comptables et les juristes du groupe Advyse peuvent répondre à vos questions sur les PV d’assemblée générale.
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