Comptabilité BNC : La comptabilité et les charges déductibles du professionnel libéral

Comprendre la comptabilité BNC

Notre expertise au service des professions libérales

Postes de recettes en BNC

Les types de recettes dans les activités de BNC sont deux ordres :

• les honoraires ;
• les rétrocessions d’honoraires.

Types de postes de dépenses

Les types de dépenses habituellement observées dans les activités BNC sont :

• Frais de véhicules (essence, entretien si véhicule inscrit à l’actif de votre bilan, assurance)
• Frais de déplacement et indemnités kilométriques
• Dépenses professionnelles : fournitures de bureau, frais d’encaissement de notes d’honoraires sur factures, frais d’envois postaux, de téléphone, de télécopie, frais de documentation (prix d’achat d’ouvrages professionnels, abonnement à des publications professionnelles)
• Salaires et rémunérations
• Frais de leasing (le crédit-bail d’un véhicule par exemple)
• Cadeaux clients (avec modération)
• Frais de réception (restaurants notamment)
• Pharmacie
• Petit outillage, mobilier de bureau
• Matériel
• Assurances sur les biens professionnels
• Assurances Madelin (assurance qui améliorent votre couverture sociale et/ou retraite)
• Caisse spécifique à votre secteur d’activité
• Cotisations syndicales
• Cotisations personnelles
• Frais d’actes et de contentieux
• Frais de publicité
• Frais de repas professionnel

Consultez notre article sur le remboursement de vos frais professionnels.

L’immobilisation

Une immobilisation est un achat qui va durer plusieurs années. Il s’agit d’une dépense de plus de 500 € HT. A titre d’exemple, un ordinateur, une voiture constituent des immobilisations dont la durée de vie est supérieure à une année. Vous pouvez amortir le prix d’achat d’un ordinateur portable ou d’une voiture par exemple, sur plusieurs années (comprises entre 2 et 5 ans) avec un tableau d’amortissement.

Les conditions pour déduire ses dépenses

Voici les conditions permettant de déduire les charges du résultat fiscal de votre activité sous le régime BNC :

• Conserver tous vos tickets et factures : ces justificatifs doivent mentionner votre nom ou le nom de votre entreprise ;
• Effectuer des dépenses uniquement dans l’intérêt de votre activité (exemple : un cadeau pour votre nièce ne peut être déduit) ;
• Déclarer des charges conformes à la déontologie de votre métier.
  • être dans l’intérêt direct de l’entreprise et de son développement : toutes les dépenses à caractère personnel ne sont évidemment pas prises en compte,
  • se rattacher à une gestion normale de l’entreprise : en effet, elle ne doit pas être ni excessive ni fictive,
  • être comptabilisé en charge durant l’année à laquelle elle se rapporte (exemple : vous ne pouvez pas déduire des frais professionnels de 2023 du chiffre d’affaires de 2024),
  • ne pas être une contrepartie d’une immobilisation : en effet, seul le petit matériel inférieur à 500€ HT unitaire est déductible sur l’année en cours. Au-delà il faudra créer une immobilisation pour lisser la déduction sur plusieurs années d’amortissement du matériel.
  • justifier vos achats professionnels par une facture, un ticket de caisse, etc. La dépense doit s’appuyer sur des pièces justificatives.
  • ne pas être exclue de la déduction par une disposition spéciale à la loi.

Les dépenses de démarrage d’activité pour les régimes BNC

Lorsque vous démarrez votre activité en tant qu’entrepreneur en professionnel libéral, vous avez nécessairement des dépenses. Vous devez acheter du matériel et des fournitures, vous déplacer, cotiser, payer un loyer etc. Toutes ces dépenses sont appelées « charges professionnelles ». Vous pouvez déduire ces charges pour un calcul de l’impôt sur le revenu.

Les obligations fiscales des BNC

Pour tenir sa comptabilité BNC (Bénéfices Non Commerciaux), les obligations et les méthodes varient selon le régime fiscal choisi.

Régime micro-BNC

Les professionnels sous le régime micro-BNC ont des obligations comptables allégées :

• tenir un livre des recettes détaillant chronologiquement toutes les recettes encaissées ;
• y inscrire pour chaque transaction : l’identité du client, la date, le montant, le moyen de paiement et la référence de la pièce justificative ;
• conserver les pièces justificatives (factures, notes, etc.).

La tenue d’une comptabilité complète n’est pas obligatoire pour le régime micro-BNC.

Régime de la déclaration contrôlée

Les obligations sont plus importantes pour ce régime :

• tenir une comptabilité de trésorerie régulière ;
• tenir un livre-journal des recettes et des dépenses détaillées et chronologiques ;
• tenir un registre des immobilisations et amortissements ;
• établir un compte de résultat et réaliser le bilan comptable à la clôture de l’exercice ;
• conserver tous les justificatifs des mouvements enregistrés.

Conseils pratiques pour la tenue de votre comptabilité BNC

Pour bien tenir sa comptabilité BNC :

• se renseigner précisément sur ses obligations comptables selon son régime ;
• suivre une formation en comptabilité si nécessaire ;
• choisir et paramétrer un logiciel de comptabilité adapté ;
• enregistrer régulièrement et chronologiquement toutes les opérations ;
• classer et conserver soigneusement tous les justificatifs ;
• établir les documents comptables obligatoires en fin d’exercice.

Si la gestion comptable devient trop complexe, nous vous conseillons de faire appel à un expert-comptable pour s’assurer de la conformité et bénéficier de conseils. Advyse peut vous accompagner dans la comptabilité de votre activité BNC.

Pourquoi faire appel à un expert-comptable ?