Le budget ou le prévisionnel financier est un outil essentiel et central de la gestion financière. Il consiste à planifier et contrôler les recettes et les dépenses de votre projet ou de votre entreprise pour l’atteinte des objectifs fixés par vous, vos investisseurs, etc.. Le suivi (suivi budgétaire) est également très important et constitue un processus crucial de la vie de votre projet ou de votre entreprise. Vous avez suivi les étapes d’élaboration du processus budgétaire à la création de votre entreprise. Place à son suivi afin de vérifier et d’analyser les écarts entre prévisions et réalisations.
Le suivi budgétaire est essentiel pour éviter le manque de ressources, les dépassements et les risques liés aux imprévus. Vous devrez gérer ces risques et les anticiper aussi bien sur le plan opérationnel que financier. Vous pourrez ainsi trouver des solutions pour combler ce manque de ressources soit par un crédit bancaire, soit par un apport en compte courant ou une levée de fonds.
Le budget prévisionnel constitue souvent une phase difficile et intense pour les différents responsables de service. Cette étape nécessite le plus souvent le recours à des consultants et contrôleurs financiers. Bien qu’il nécessite de nombreux efforts, cet exercice présente plusieurs utilités. Son suivi constitue un processus crucial de la vie d’une structure.
Optimisation et Pilotage Budgétaire : Une Approche Stratégique pour une Gestion Financière Performante
La gestion budgétaire est un pilier fondamental de la gestion d’entreprise, permettant une budgétisation efficace et une meilleure anticipation des besoins financiers. À travers des outils comme Excel, les tableaux de bord, et les logiciels de gestion, les contrôleurs de gestion et les directions financières peuvent assurer un suivi budgétaire rigoureux, en s’appuyant sur une prévision budgétaire et une élaboration budgétaire structurée. La planification budgétaire et le pilotage du budget sont essentiels pour la prise de décision, la gestion de trésorerie et la maîtrise des coûts fixes. Grâce à la comptabilité analytique et à l’analyse budgétaire, il est possible d’optimiser les ressources et d’effectuer des ajustements pour améliorer la performance budgétaire et le contrôle du budget. La direction financière s’appuie sur des procédures budgétaires bien définies pour établir des prévisions budgétaires, suivre les écarts budgétaires et ajuster le plan stratégique en fonction des données financières et des états financiers. La consolidation des informations permet un reporting efficace, facilitant la gestion des flux financiers et la définition des plans d’action pour optimiser la gestion des budgets. L’exécution du budget, le suivi des dépenses et le contrôle interne sont indispensables pour assurer la stabilité de la situation financière et respecter la loi de finances en vigueur. Enfin, l’utilisation d’outils de pilotage, comme les ERP, facilite la simulation budgétaire et l’établissement des prévisions, garantissant ainsi une bonne gestion des différents budgets, qu’il s’agisse du budget des ventes, du budget de production ou du budget de trésorerie.
Qu’est-ce que le suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire est aussi appelé suivi d’exécution budgétaire. C’est la comparaison entre le budget prévisionnel prévu pour l’exécution d’un projet et les recettes et dépenses réalisées. Il peut s’agir non seulement du suivi budgétaire d’un projet, d’un financement spécifique ou du budget global d’une structure. Il vise à vérifier la mise en œuvre du budget, à procéder au calcul et d’analyser les écarts et à essayer de les corriger.
Comme son nom l’indique, le suivi budgétaire doit être réalisé de manière régulière et constante par les services comptables ou financiers (éventuellement par le contrôle de gestion). Il peut par ailleurs être décentralisé d’autres services de la structure. L’intervalle d’actualisation du suivi budgétaire dépend de la taille de votre structure, et également de vos flux de trésorerie : plus les sommes des entrées et sorties sont élevées et importantes quotidiennement, plus le suivi budgétaire devra être effectué de manière fréquente.
En général, l’élaboration du suivi budgétaire est obligatoire à certaines périodes de l’année. Il doit être effectué par exemple avant le vote du budget prévisionnel, ou à la date de clôture de l’exercice comptable.
Le suivi budgétaire :
- est donc un outil de contrôle qui permet à une entreprise de maîtriser son budget. En constatant les écarts entre réalisations et prévisions, l’entreprise peut apporter des mesures correctives (ajuster les activités ou aménager le budget) sur l’exercice en cours ou l’exercice suivant. L’analyse des écarts peut être faite à la fois sur le chiffre d’affaires (CA) et sur les coûts (exemple : matières premières) ;
- permet de gérer à l’avance les écarts constatés ;
- facilite le pilotage des activités et de la gestion des services. Il permet aussi de constater si un budget prévu n’est pas adapté au projet ;
- contrôle l’utilisation des fonds pour une meilleure optimisation des ressources et dépenses en entreprise ;
- permet d’optimiser l’utilisation des ressources.
Pour réaliser le suivi budgétaire de votre projet ou de votre entreprise, il faut au préalable établir un budget prévisionnel. Découvrez dans les outils de gestion à votre disposition notre modèle de prévisionnel financier gratuit.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel et quelles sont ses étapes ?
Le budget prévisionnel est la projection financière d’un projet -en création ou un projet existant- qui permet de prévoir les dépenses et recettes du projet sur un exercice comptable. Il donne une vue d’ensemble sur les ressources (produits) et emplois (charges) sur l’année.
L’élaboration du budget prévisionnel nécessite le respect de plusieurs étapes : la récolte des données, poser des hypothèses et calculer le budget prévisionnel, analyser des données.
- Récolte des données : dans cette phase, il s’agit de rassembler un certain nombre d’informations financières et comptables (le chiffre d’affaires, les charges de l’entreprise, les dépenses prévisionnelles et financements obtenus).
- Établissement des hypothèses et calcul du budget prévisionnel : il s’agit d’une phase dans laquelle il faut établir de nombreux scénarios pour déterminer un budget prévisionnel réalisable. Il sert aussi à calculer l’ensemble des informations qui figurent dans le prévisionnel de trésorerie (le compte de résultat, le bilan).
- Analyse des données : cette dernière phase consiste à analyser toutes les données afin d’élaborer un budget prévisionnel.Après le processus d’élaboration du budget prévisionnel, l’entreprise peut maintenant commencer son suivi budgétaire.
Comment faire un suivi budgétaire d’un prévisionnel ?
La réalisation d’un suivi budgétaire se base sur un ensemble d’indicateurs (dépendant du secteur d’activité de l’entreprise) et outils (ie : tableaux bord qui est un outil de gestion qui permet de piloter des activités de l’entreprise, de visualiser ses résultats…) qui permettent le calcul des ratios.
Le calcul est effectué en faisant le ratio des dépenses réalisées par rapport aux dépenses prévues dans le budget prévisionnel sur une période donnée ou des recettes réalisées par rapport aux recettes prévues.
Le suivi budgétaire s’appuie fondamentalement sur le contrôle des coûts. Cela consiste à comparer les coûts engagés dans le cadre du projet par rapport aux coûts de base. Pour gérer le suivi budgétaire d’un projet, il faut :
- Identifier, classer et surveiller les postes budgétaires (dépenses liées au projet) ;
- Mettre à jour les prévisions en fonction des dépenses réalisées et des changements approuvés en procédant à la mise en place d’un système de suivi des coûts ;- Suivre son budget et Identifier les écarts de coûts en déterminant la cause de ces écarts ;
- Mettre en place non seulement des mesures correctives, mais aussi préventives pour anticiper et corriger les écarts.
Les ratios sont généralement exprimés en pourcentage %.
Pourquoi le suivi budgétaire est-il si important ?
L’établissement du suivi budgétaire est une étape longue et difficile qui se prépare bien en amont dans l’année par les différents responsables de services, qui font souvent appel à des consultants externes et des contrôleurs financiers. C’est un accompagnement que nous proposons en tant que cabinet d’expertise comptable spécialisé en création d’entreprise. En effet le budget doit être préparé avec précision car il sera la feuille de route de l’année à venir. Ce travail comme déjà dit est très utile. Après les étapes d’élaboration du processus budgétaire, le suivi doit se faire de manière très régulière, souvent mensuelle ou trimestrielle. Ce contrôle permet de vérifier et d’analyser les écarts entre prévisions et réalisations. Il est ainsi possible de rectifier les écarts ou la feuille de route. Et il permet surtout d’anticiper tout dérapage dans le budget afin de l’ajuster à temps. Le suivi budgétaire est aussi important pour la bonne conduite du projet, afin que chaque responsable connaisse son budget pour l’année. Cela contribue à une gestion saine du projet ou de l’entreprise, sans créer des incompréhensions.
Si vous avez des investisseurs dans le capital social de votre entreprise, le suivi et la tenue du budget seront des éléments fondamentaux de la relation avec les investisseurs. Ces derniers vont souhaiter un retour sur leurs investissements qui se mesure forcément par le budget ou le prévisionnel d’activité. En effet, les investisseurs acceptent de placer des fonds dans votre projet ou votre entreprise pendant une certaine période en vue de céder leurs actions à l’issue de cette période à une valeur plus importante mais anticipée dès la prise de participation. Le prix de vente dépend clairement du respect du budget aussi bien en termes de chiffres d’affaires que de charges.
Que vous soyez créateur d’entreprise ou chef d’entreprise, nous vous conseillons d’établir des budgets et des prévisionnels d’activité avec soin, afin de maximiser vos chances de réussite.
